¿Cómo crear y configurar tablas en Access?

Una tabla en Access es el objeto donde se almacenan todos los datos de tu base de datos, organizados en filas y columnas.

Cada columna se llama campo y representa un tipo de información. Cada fila se llama registro y representa un elemento concreto, como un cliente o un producto.

Dos formas de crear una tabla

Access te ofrece dos métodos para crear una tabla nueva.

Método 1 – Vista Hoja de datos: Haces clic en la pestaña "Crear" y luego en "Tabla". Access muestra una cuadrícula parecida a Excel. Es rápido, pero tienes menos control sobre los tipos de dato.

Método 2 – Vista Diseño: Haces clic en "Crear" y luego en "Diseño de tabla". Access muestra una pantalla con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. Este método es el más recomendado para principiantes porque te obliga a pensar en cada campo antes de guardar datos.

Recomendación: Usa siempre la Vista Diseño cuando construyas una tabla desde cero. Tendrás control total sobre cada campo.

La Vista Diseño: estructura básica

En la Vista Diseño, cada fila representa un campo de tu tabla. Debes completar tres columnas:

Usa guiones bajos en lugar de espacios. Escribe Precio_Unitario, no Precio Unitario. Los espacios en los nombres de campo causan errores al escribir consultas más adelante.

Los tipos de datos más usados

Elegir el tipo de dato correcto es la decisión más importante al diseñar una tabla. Un tipo incorrecto causa errores de cálculo, búsquedas fallidas y datos corruptos.

Regla clave: Nunca guardes un precio en un campo de tipo Texto corto. Access no podrá sumar ni comparar esos valores.

Ejemplo 1 – Tabla de clientes (Liverpool)

Imagina que trabajas en el área de sistemas de Liverpool y necesitas registrar clientes de la tienda en línea.

En la Vista Diseño, crea los siguientes campos:

Nota importante: El campo Telefono va como Texto corto, no como Número. Los teléfonos no se suman ni se multiplican. Además, un número como 5512345678 perdería el cero inicial si lo guardas como Número.

Una vez definidos los campos, presiona Ctrl + S para guardar. Access te pedirá un nombre para la tabla. Escribe Clientes y haz clic en Aceptar.

La clave principal (Primary Key)

La clave principal es el campo que identifica de forma única cada registro en la tabla.

Cuando guardas una tabla por primera vez, Access te pregunta si deseas crear una clave principal automática. Si dices que sí, agrega un campo ID de tipo Autonumeración.

También puedes definirla tú mismo. Selecciona el campo ID_Cliente en la Vista Diseño, haz clic derecho y elige "Clave principal". Access mostrará un ícono de candado junto al campo.

Una tabla siempre debe tener clave principal. Sin ella, no puedes relacionar tablas entre sí en lecciones posteriores.

Ejemplo 2 – Tabla de productos (Bimbo)

Supón que administras el catálogo de productos de una distribuidora de Bimbo en Monterrey. Necesitas registrar cada SKU con su precio y stock disponible.

El campo Precio_Venta usa tipo Moneda porque Access aplicará formato de pesos automáticamente y evitará errores de redondeo al hacer cálculos.

Guarda esta tabla con el nombre Productos.

Ejemplo 3 – Tabla de empleados (FEMSA)

Una empresa distribuidora de FEMSA en Guadalajara necesita un registro básico de su personal.

El campo IMSS_Activo de tipo Sí/No es útil para filtrar rápidamente a empleados con alta vigente ante el IMSS, algo que cualquier empresa en México debe controlar.

Propiedades adicionales de un campo

En la parte inferior de la Vista Diseño aparece el panel Propiedades del campo. Las más útiles son:

• Tamaño del campo: Para Texto corto, el valor por defecto es 255 caracteres. Puedes reducirlo. Un campo Codigo_Postal solo necesita tamaño 5.
• Requerido: Si lo cambias a "Sí", Access no permitirá guardar un registro sin ese dato.
• Valor predeterminado: Puedes poner un valor automático. Por ejemplo, en Cliente_Activo puedes poner Sí como valor predeterminado.
• Regla de validación: Limita qué datos se pueden ingresar. Por ejemplo, >=0 en un campo de stock evita números negativos.

Errores comunes

Error 1 – Usar Número para teléfonos o códigos postales. Los teléfonos empiezan con cero o pueden incluir extensiones. Usa siempre Texto corto para estos datos.

Error 2 – No definir la clave principal. Sin clave principal, no puedes crear relaciones entre tablas. Access también pierde eficiencia al buscar registros. Siempre asigna un campo ID de tipo Autonumeración como clave principal.

Error 3 – Poner espacios en los nombres de campo. Escribir Nombre Cliente en lugar de Nombre_Cliente causa problemas al escribir consultas SQL. Access agrega corchetes automáticamente ([Nombre Cliente]), lo que hace el código más difícil de leer y mantener.

Error 4 – Usar Texto corto para precios. Si guardas $1,200 como texto, Access no puede sumar ni ordenar esos valores correctamente. Usa siempre el tipo Moneda para campos monetarios.

Error 5 – Crear campos innecesarios. No crees un campo Nombre_Completo si ya tienes Nombre y Apellidos por separado. Dividir los datos te permite filtrar por apellido, ordenar alfabéticamente y generar reportes más flexibles.

Resumen de tipos de dato para casos frecuentes en México

Con estos tres ejemplos y la tabla de referencia, ya tienes las herramientas para diseñar tablas sólidas desde el primer día.