¿Cómo crear consultas para buscar información?

Una consulta es una instrucción que le das a Access para que encuentre, filtre y muestre solo los datos que necesitas de tus tablas.

En lugar de revisar cientos de filas a mano, una consulta hace el trabajo en segundos. Es la herramienta más usada en cualquier base de datos.

¿Qué es el Diseñador de consultas?

El Diseñador de consultas es la pantalla visual donde construyes tu consulta sin escribir código. Access traduce tu diseño al lenguaje SQL de forma automática.

Se divide en dos zonas principales:

• Zona superior: muestra las tablas disponibles con sus campos.
• Zona inferior (cuadrícula QBE): aquí defines qué campos mostrar, cómo ordenar y qué criterios aplicar.

QBE significa Query By Example (consulta por ejemplo). Es la forma visual de armar filtros.

Cómo abrir el Diseñador de consultas

Sigue estos pasos exactos:

1. En la cinta de opciones, haz clic en la pestaña Crear.
2. Haz clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro que aparece, selecciona la tabla que quieres consultar.
4. Haz clic en Agregar y luego en Cerrar.

Ya tienes el Diseñador listo para trabajar.

Estructura de una consulta simple

Una consulta tiene tres elementos básicos:

No tienes que usar los tres siempre. Puedes mostrar campos sin filtrar ni ordenar.

Ejemplo 1: Mostrar todos los productos de una tabla

Imagina que tienes una tabla llamada Productos con los campos: IDProducto, Nombre, Categoría y Precio.

Quieres ver solo los nombres y precios de todos los productos.

Pasos:

1. Abre el Diseñador de consultas y agrega la tabla Productos.
2. Haz doble clic en el campo Nombre. Aparece en la cuadrícula.
3. Haz doble clic en el campo Precio. También aparece.
4. Haz clic en Ejecutar (el botón con el signo de exclamación rojo !).

Access muestra una tabla con dos columnas: Nombre y Precio. Sin filtros, aparecen todos los registros.

Resultado esperado:

Ejemplo 2: Filtrar con un criterio simple

Ahora quieres ver solo los productos cuyo precio sea mayor a $30.

Pasos:

1. En la cuadrícula, ubica la columna del campo Precio.
2. En la fila Criterios, escribe: >30
3. Haz clic en Ejecutar.

Access muestra únicamente los productos que cuestan más de $30.

Resultado esperado:

Este filtro usa un operador de comparación. Los más comunes son:

Ejemplo 3: Filtrar texto con criterios exactos

Tienes una tabla de clientes de Liverpool con los campos: IDCliente, Nombre, Ciudad y Estado.

Quieres ver solo los clientes de Guadalajara.

Pasos:

1. Agrega el campo Ciudad a la cuadrícula.
2. En la fila Criterios de ese campo, escribe: "Guadalajara"
3. Ejecuta la consulta.

Access encierra el texto entre comillas automáticamente si lo olvidas. El resultado muestra únicamente registros donde Ciudad sea exactamente "Guadalajara".

Criterio con comodín: Si no recuerdas el nombre exacto, usa el comodín *.

Escribe Como "Guada*" en los criterios. Access muestra Guadalajara, Guadalupe y cualquier ciudad que empiece con "Guada".

Cómo usar múltiples condiciones

Puedes combinar condiciones de dos formas:

Condición Y (AND)

Ambas condiciones deben cumplirse al mismo tiempo. Se escriben en la misma fila de criterios.

Ejemplo: Clientes de Guadalajara que además tengan más de $5,000 en compras.

• Campo Ciudad, criterios: "Guadalajara"
• Campo TotalCompras, criterios en la misma fila: >5000

Solo aparecen registros que cumplen ambas condiciones.

Condición O (OR)

Basta con que se cumpla una de las condiciones. Se escriben en filas diferentes de criterios.

Ejemplo: Clientes de Guadalajara o de Monterrey.

• Campo Ciudad, criterios fila 1: "Guadalajara"
• Campo Ciudad, criterios fila 2 (fila O:): "Monterrey"

Apparecen clientes de cualquiera de las dos ciudades.

Cómo ordenar los resultados

En la fila Orden de la cuadrícula, tienes tres opciones:

• Ascendente: de menor a mayor (A→Z, 0→9).
• Descendente: de mayor a menor (Z→A, 9→0).
• (Sin ordenar): el orden en que están en la tabla.

Ejemplo práctico: Quieres ver los productos de FEMSA ordenados por precio de mayor a menor.

1. Agrega el campo Precio a la cuadrícula.
2. En la fila Orden, selecciona Descendente.
3. Ejecuta.

El producto más caro aparece primero.

Cómo guardar una consulta

Guardar una consulta es importante. No guardas los datos, sino las instrucciones de búsqueda.

1. Presiona Ctrl + G.
2. Escribe un nombre descriptivo. Ejemplo: ConsultaProductosMasDe30.
3. Haz clic en Aceptar.

La consulta aparece en el Panel de navegación izquierdo. Puedes abrirla cuando quieras y siempre mostrará datos actualizados.

Cómo consultar datos de varias tablas

Si ya tienes relaciones entre tablas (como aprendiste en la lección anterior), puedes agregar más de una tabla al Diseñador.

Ejemplo: Tienes las tablas Clientes y Pedidos relacionadas por IDCliente. Quieres ver el nombre del cliente junto con el total de cada pedido.

1. En el Diseñador, agrega ambas tablas. Access muestra la línea de relación entre ellas.
2. De Clientes, agrega el campo Nombre.
3. De Pedidos, agrega los campos FechaPedido y Total.
4. Ejecuta.

Access combina los datos de ambas tablas automáticamente gracias a la relación. No necesitas hacer nada extra.

Errores comunes

Error 1: Criterio de texto sin comillas. Si escribes Guadalajara sin comillas, Access puede confundirlo con un nombre de campo. Escribe siempre "Guadalajara" o deja que Access agregue las comillas al salir del campo.

Error 2: Comparar texto con operadores numéricos. Escribir >Bimbo en un campo de texto no tiene sentido. Los operadores >, < se usan con números y fechas. Para texto, usa ="Bimbo" o Como "Bim*".

Error 3: Confundir las filas AND y OR. Poner dos criterios en filas distintas crea una condición OR, no AND. Si quieres que se cumplan al mismo tiempo, deben estar en la misma fila. Este error hace que aparezcan más registros de los esperados.

Error 4: Ejecutar sin agregar ningún campo. Si la cuadrícula está vacía y ejecutas, Access no muestra nada útil. Asegúrate de arrastrar al menos un campo antes de ejecutar.

Error 5: No guardar la consulta con nombre claro. Nombres como Consulta1 o Consulta2 son confusos. Usa nombres descriptivos como ClientesGDL o PedidosMayo2024. Así la encuentras fácilmente después.

Resumen rápido: Pasos para crear una consulta

Con práctica, crear consultas toma menos de dos minutos.