¿Cómo usar fórmulas básicas en Airtable?

Un campo de fórmula en Airtable calcula un valor automáticamente a partir de otros campos del mismo registro.

No necesitas escribir código. Solo defines la fórmula una vez y Airtable la aplica a cada fila de tu tabla.

Qué es un campo de fórmula

Un campo de fórmula es un tipo de campo especial. Su valor no lo escribe el usuario: lo calcula Airtable con base en los datos de otros campos.

Cada vez que modificas un campo de referencia, el resultado de la fórmula se actualiza solo. Es automático y no editable a mano.

Sintaxis básica

La estructura general de una fórmula en Airtable es:

FUNCION(argumento1, argumento2)

Cuando referencias un campo, escribe su nombre exacto entre llaves:

{Nombre del campo}

Si el nombre del campo tiene espacios o caracteres especiales, las llaves son obligatorias. Sin ellas, Airtable no reconoce el campo.

Operadores aritméticos disponibles:

Funciones de número

Las funciones numéricas trabajan con campos de tipo Number, Currency o Percent.

ROUND — redondear un resultado

ROUND({Precio sin IVA} * 1.16, 2)

Esto multiplica el precio base por 1.16 (IVA mexicano del 16 %) y redondea el resultado a dos decimales.

Ejemplo práctico: Tienes una tabla de productos en Liverpool. El campo {Precio sin IVA} contiene $1,200. La fórmula calcula:

$1,200 × 1.16 = $1,392

El campo de fórmula muestra $1,392 de forma automática en cada fila.

SUM y uso directo de operadores

Para sumar dos campos numéricos:

{Costo de producción} + {Costo de envío}

Ejemplo: En una tabla de pedidos de Bimbo, {Costo de producción} es $8,500 y {Costo de envío} es $650. El campo de fórmula muestra $9,150.

IF — cálculo condicional

IF({Unidades vendidas} >= 100, {Precio unitario} * 0.9, {Precio unitario})

Si las unidades vendidas son 100 o más, aplica un descuento del 10 %. Si no, usa el precio normal.

Ejemplo: Un distribuidor de FEMSA registra ventas por zona. Si una zona vendió 120 unidades a $45 cada una, la fórmula calcula $45 × 0.9 = $40.50 por unidad.

Funciones de texto

Estas funciones trabajan con campos de tipo Single line text, Long text o cualquier campo que contenga cadenas de texto.

CONCATENATE — unir texto de varios campos

CONCATENATE({Nombre}, " ", {Apellido})

Esto une el contenido de dos campos con un espacio en medio.

Ejemplo: En una tabla de empleados de Mercado Libre, {Nombre} es "Ana" y {Apellido} es "Torres". El campo de fórmula muestra Ana Torres.

Puedes agregar más texto fijo entre los campos:

CONCATENATE("Expediente: ", {ID empleado}, " - ", {Nombre}, " ", {Apellido})

Resultado: Expediente: 4821 - Ana Torres

UPPER, LOWER y TRIM

Uso real: Usa UPPER({RFC}) para estandarizar el formato del RFC de proveedores antes de cruzar datos con el SAT.

LEN — contar caracteres

LEN({Descripción del producto})

Devuelve el número de caracteres del campo. Útil para verificar que una descripción no exceda el límite permitido en una plataforma como Mercado Libre.

Funciones de fecha

Estas funciones trabajan con campos de tipo Date.

TODAY y DATETIME_DIFF — días restantes

DATETIME_DIFF({Fecha de vencimiento}, TODAY(), "days")

Esto calcula cuántos días faltan entre hoy y la fecha de vencimiento del registro.

Ejemplo: En una tabla de contratos de proveedores de FEMSA, el campo {Fecha de vencimiento} tiene 2025-09-15. Si hoy es 2025-07-01, la fórmula devuelve 76. Así sabes que el contrato vence en 76 días.

Si el resultado es negativo, el contrato ya venció.

DATETIME_FORMAT — dar formato a una fecha

DATETIME_FORMAT({Fecha de entrega}, "DD/MM/YYYY")

Convierte una fecha del formato interno de Airtable al formato día/mes/año que se usa en México.

Ejemplo: 2025-12-25 se convierte en 25/12/2025.

IF combinado con fechas

IF(DATETIME_DIFF({Fecha de vencimiento}, TODAY(), "days") < 30, "Urgente", "Vigente")

Si el contrato vence en menos de 30 días, el campo muestra Urgente. Si no, muestra Vigente. Esto es útil para priorizar acciones en equipos de compras.

Ejemplo completo: tabla de cotizaciones

Supón que manejas una tabla de cotizaciones para un proveedor de materiales de empaque que vende a Bimbo.

Agregas tres campos de fórmula:

1. Total sin IVA:

{Precio unitario} * {Cantidad}

Resultado: $3,700,000

2. Total con IVA:

ROUND({Precio unitario} * {Cantidad} * 1.16, 2)

Resultado: $4,292,000

3. Días restantes para cierre:

DATETIME_DIFF({Fecha límite}, TODAY(), "days")

Resultado (si hoy es 1 de julio): 40

Con estas tres fórmulas, tu tabla calcula automáticamente el total fiscal y el tiempo disponible para cada cotización.

Errores comunes

1. No usar llaves en el nombre del campo

Escribir Precio unitario * 1.16 en lugar de {Precio unitario} * 1.16 genera un error de sintaxis. Airtable no reconoce el nombre del campo sin llaves cuando tiene espacios.

2. Mezclar tipos de campo incompatibles

No puedes sumar un campo de texto con un campo numérico. Si intentas {Nombre} + {Precio}, Airtable devuelve un error o resultado vacío. Asegúrate de que los campos referenciados sean del tipo correcto.

3. Olvidar las comillas en texto literal

Dentro de una fórmula, el texto fijo siempre va entre comillas dobles. Escribir CONCATENATE(Folio:, {ID}) falla. Lo correcto es CONCATENATE("Folio: ", {ID}).

4. Usar TODAY() en tablas sin fechas actualizadas

TODAY() siempre usa la fecha del servidor en el momento en que Airtable recalcula. Si abres la base después de varios días sin conexión, los valores de días restantes cambian al reconectarte. No es un error, pero debes entender este comportamiento.

5. Esperar que la fórmula sea editable

Un campo de fórmula no acepta entrada manual. Si intentas escribir un valor directamente, Airtable lo ignora. El campo siempre muestra el resultado calculado.

Referencia rápida de funciones

Puntos clave

• Los campos de fórmula se recalculan solos. No requieren intervención manual.
• Siempre encierra los nombres de campo entre { } cuando contienen espacios o caracteres especiales.
• Usa DATETIME_DIFF con TODAY() para calcular días restantes o vencidos en contratos, entregas y fechas límite.
• CONCATENATE es ideal para construir etiquetas, códigos o nombres completos desde campos separados.
• IF combinado con cualquier función numérica o de fecha permite crear indicadores automáticos sin scripts ni automatizaciones.