Cancelar un CFDI correctamente significa enviar una solicitud de cancelación al SAT con el motivo válido, dentro del plazo permitido, y con el consentimiento del receptor cuando la ley lo exige.
¿Qué es la cancelación de un CFDI?
Un CFDI cancelado deja de tener efectos fiscales para ambas partes: el emisor y el receptor. No se elimina del sistema del SAT; queda registrado como "cancelado" en el historial.
Esto es importante: cancelar mal un CFDI puede costarte multas o dejarle al receptor un gasto sin validez fiscal.
Los cuatro motivos oficiales de cancelación
Desde la versión 4.0 del CFDI, el SAT exige que indiques un motivo de cancelación con una clave específica. No puedes cancelar sin seleccionar una de estas cuatro opciones:
| Clave | Motivo | ¿Requiere CFDI de sustitución? |
|---|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación | Sí |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación | No |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | No |
| 04 | Operación nominativa relacionada en una factura global | No |
Clave 01: Error con sustitución
Usas esta clave cuando emitiste un CFDI con datos incorrectos y ya tienes listo el CFDI correcto que lo reemplaza. Debes ingresar el folio fiscal (UUID) del nuevo CFDI en el campo "CFDI relacionado".
Ejemplo: Bimbo México emitió una factura por $45,000 a un distribuidor, pero capturó mal el RFC del receptor. Emite un CFDI nuevo con el RFC correcto y cancela el primero usando la clave 01, vinculando ambos folios.
Clave 02: Error sin sustitución
Usas esta clave cuando el CFDI tiene un error y no vas a emitir otro en su lugar. Es menos común en operaciones reales.
Ejemplo: Una tienda emitió por error una factura duplicada de $8,200 al mismo cliente. La segunda factura se cancela con clave 02 porque la primera (correcta) ya existe.
Clave 03: Operación no realizada
Usas esta clave cuando la venta o el servicio nunca ocurrió. El cliente no pagó, el pedido se canceló antes de entregarse, o el contrato no se firmó.
Ejemplo: Liverpool generó una factura de $12,500 por un pedido de muebles. El cliente canceló antes de que saliera el camión. La factura se cancela con clave 03.
Clave 04: Factura global
Esta clave aplica únicamente para el régimen de ventas al público en general (RESICO o régimen de incorporación). Se usa cuando ya incluiste esa operación en tu factura global del día y necesitas cancelar el CFDI individual.
Los plazos para cancelar
El SAT establece plazos distintos según el año fiscal:
- Mismo ejercicio fiscal: Puedes cancelar hasta el 31 de enero del año siguiente. Ejemplo: una factura de marzo 2024 puedes cancelarla hasta el 31 de enero de 2025.
- Facturas de hasta $1,000: El SAT permite cancelarlas sin aceptación del receptor, sin importar la fecha, siempre que sea dentro del ejercicio.
- Facturas de ejercicios anteriores: Requieren un proceso especial ante el SAT. No se hacen directamente desde el portal normal.
Regla práctica: Cancela siempre dentro del mismo año fiscal. Hacerlo después complica el proceso y puede afectar las declaraciones ya presentadas.
¿Cuándo necesitas la aceptación del receptor?
Este es uno de los puntos más importantes y más confundidos.
Cuando tu CFDI supera $1,000, el receptor tiene 72 horas para aceptar o rechazar tu solicitud de cancelación. Si no responde en ese plazo, el SAT considera que aceptó tácitamente y la cancelación procede.
Ejemplo: FEMSA emite una factura de $320,000 a un proveedor de logística. Si necesita cancelarla, el proveedor recibe una notificación en su buzón tributario del SAT. Tiene 72 horas para decidir. Si no responde, la cancelación se aplica automáticamente.
Si el receptor rechaza la cancelación, la factura permanece vigente y tendrás que resolver el error de otra forma, como emitir una nota de crédito.
Cómo cancelar paso a paso en el portal del SAT
Paso 1. Ingresa al portal del SAT en sat.gob.mx con tu RFC y contraseña (o e.firma).
Paso 2. Ve a la sección "Factura electrónica" → "Cancelación de CFDI".
Paso 3. Ingresa el folio fiscal (UUID) del CFDI que quieres cancelar. Puedes consultarlo en tu historial de facturas emitidas.
Paso 4. Selecciona el motivo de cancelación (clave 01, 02, 03 o 04).
Paso 5. Si seleccionas la clave 01, ingresa el UUID del CFDI que lo sustituye.
Paso 6. Confirma la solicitud con tu e.firma o contraseña. El SAT registra la solicitud y notifica al receptor si aplica.
Paso 7. Revisa el estatus en el mismo portal. El CFDI pasará de "Vigente" a "Cancelado" cuando el proceso concluya.
También puedes cancelar desde tu PACS (Proveedor Autorizado de Certificación) o el software de facturación que uses. El proceso varía por plataforma, pero los datos requeridos son los mismos.
Consecuencias de cancelar incorrectamente
Cancelar un CFDI sin seguir el proceso correcto tiene efectos reales:
Para el emisor:
- Multa por no cancelar dentro del plazo permitido.
- Inconsistencias en tu declaración mensual de ISR e IVA.
- Auditoría del SAT si los ingresos declarados no coinciden con los CFDI vigentes.
Para el receptor:
- Si el CFDI se cancela sin su consentimiento y ya dedujo el gasto, el SAT puede rechazar esa deducción en una auditoría.
- El receptor queda sin comprobante válido para ese gasto.
Ejemplo real: Mercado Libre México recibe una factura de un proveedor de servicios de tecnología por $185,000. El proveedor cancela el CFDI sin notificar al equipo contable de Mercado Libre. Al cerrar el mes, el área fiscal detecta que ese gasto ya no tiene soporte válido y debe revertir la deducción.
Errores comunes al cancelar un CFDI
Error 1: Usar la clave equivocada. Seleccionar clave 02 cuando en realidad sí vas a emitir un CFDI de reemplazo. Esto genera inconsistencias porque no queda el vínculo entre ambos documentos.
Error 2: Cancelar fuera de plazo. Esperar hasta febrero del año siguiente para cancelar una factura del año anterior. En ese punto el proceso ya no es automático y puede requerir trámites adicionales ante el SAT.
Error 3: No verificar el estatus después de cancelar. Dar por hecha la cancelación sin revisar si el receptor la aceptó o rechazó. Si la rechaza, el CFDI sigue vigente y el problema no está resuelto.
Error 4: Cancelar un CFDI ya cobrado sin emitir nota de crédito. Si el cliente ya pagó la factura, cancelarla no elimina la deuda ni el ingreso. Lo correcto en ese caso es emitir una nota de crédito (CFDI de egreso) por el monto devuelto, no cancelar la factura original.
Cancelación vs. nota de crédito: ¿cuál usar?
| Situación | Herramienta correcta |
|---|---|
| El CFDI tiene un error y el cliente no ha pagado | Cancelación con clave 01 o 02 |
| La operación nunca ocurrió | Cancelación con clave 03 |
| El cliente ya pagó pero devuelve parte del producto | Nota de crédito (CFDI de egreso) |
| El cliente ya pagó pero devuelve todo | Nota de crédito por el total |
| Se emitió CFDI duplicado | Cancelación con clave 02 |
La nota de crédito no cancela el CFDI original; lo complementa con un egreso que reduce el efecto fiscal. Son herramientas distintas para situaciones distintas.
Puntos clave para recordar
- El SAT exige indicar el motivo de cancelación con una clave del 01 al 04; no puedes cancelar sin seleccionar una.
- Las facturas mayores a $1,000 requieren la aceptación (o silencio de 72 horas) del receptor antes de cancelarse.
- Cancela siempre dentro del mismo ejercicio fiscal para evitar complicaciones en declaraciones ya presentadas.
- Si el cliente ya pagó, la herramienta correcta es una nota de crédito, no la cancelación del CFDI.
- Verificar el estatus final de la cancelación es obligatorio; una solicitud enviada no equivale a una cancelación confirmada.