¿Cómo proyectar el flujo de efectivo para los próximos 90 días?

Proyectar el flujo de efectivo a 90 días significa estimar cuánto dinero entrará y saldrá de tu negocio en las próximas doce semanas, antes de que eso ocurra.

El mes que casi destruyó una pequeña empresa

Imagina que tienes una tienda de ropa en Monterrey. Las ventas de enero fueron buenas: $85,000 en ingresos. Te sientes tranquilo. Pero en febrero llegan tres facturas grandes al mismo tiempo: la renta, el pago al proveedor y la renovación anual del sistema de punto de venta. De repente, te faltan $22,000. No es que el negocio sea malo. Es que no lo viste venir.

Eso es exactamente lo que una proyección a 90 días te ayuda a evitar. No adivinas el futuro: lo construyes con los datos que ya tienes.

El Sistema de Proyección en Cuatro Columnas

Una proyección de flujo de efectivo no necesita ser complicada. Puedes hacerla en una hoja de cálculo con cuatro columnas básicas. A este modelo lo llamaremos el Sistema 4C: Concepto, Cobros esperados, Pagos esperados y Saldo acumulado.

Así se ve la estructura:

Esa segunda semana con saldo negativo es exactamente lo que necesitas ver con anticipación. Si lo detectas hoy, tienes tiempo de actuar.

Paso 1: Define tu horizonte y tu punto de partida

Antes de escribir un solo número, necesitas dos datos concretos.

Primero, el saldo actual de efectivo. No el saldo contable ni el que aparece en tu estado de resultados. El dinero real que tienes hoy en tu cuenta bancaria y en caja. Si tienes $47,300 en la cuenta de HSBC y $3,200 en caja chica, tu punto de partida es $50,500.

Segundo, la unidad de tiempo. Para 90 días puedes usar semanas o quincenas. Las semanas te dan más precisión. Las quincenas son más fáciles de gestionar si tu negocio tiene ciclos de pago cada 15 días.

Paso 2: Lista todos tus cobros esperados

Aquí no entran ingresos contables. Entran cobros reales: el dinero que realmente llegará a tu cuenta.

Pregúntate: ¿quién te debe dinero y cuándo pagará? ¿Qué ventas recurrentes puedes anticipar con base en los últimos tres meses?

Ejemplo práctico: Una distribuidora de abarrotes en Guadalajara tiene tres tipos de cobros:

• Clientes que pagan de contado en tienda: en promedio $18,000 por semana, basado en los últimos ocho sábados.
• Clientes de crédito a 30 días: tiene facturas pendientes por $54,000 que vencen entre la semana 2 y la semana 5.
• Un pedido especial de una cafetería local: $12,500 acordados para la semana 3.

Cada uno de esos montos va en la columna de cobros de la semana correspondiente. No los juntes todos en la semana uno. La exactitud del timing es lo que hace útil la proyección.

Paso 3: Lista todos tus pagos esperados

Esta columna suele ser más fácil de llenar porque muchos pagos son fijos y recurrentes. Divide tus pagos en dos categorías:

Pagos fijos (ocurren sin importar tus ventas):

• Renta del local
• Nómina quincenal
• Cuota del crédito con el banco
• Servicios (luz, internet, teléfono)

Pagos variables (dependen de tu nivel de actividad):

• Compras a proveedores
• Comisiones de plataformas como Mercado Libre o Shopify
• Gastos de envío o logística
• Materias primas si produces algo

Ejemplo práctico: Una vendedora de cosméticos que opera en Mercado Libre tiene pagos fijos de $14,200 al mes (nómina de una asistente, bodega y servicios). Sus pagos variables son el 18% de sus ventas brutas en comisiones y envíos. Si proyecta vender $60,000 en el mes, sus pagos variables serán $10,800. Total de pagos del mes: $25,000.

No olvides los pagos que ocurren una sola vez al año pero que puedes anticipar. El IMSS, el SAT, la renovación de licencias municipales, el mantenimiento anual del equipo. Divide esos gastos anuales entre 12 y reserva esa cantidad cada mes.

Paso 4: Calcula el saldo acumulado semana a semana

El saldo acumulado es simplemente:

Saldo anterior + Cobros de la semana − Pagos de la semana = Saldo nuevo

Haz este cálculo para cada semana. Lo que buscas son las semanas donde el saldo acumulado cae por debajo de un número que tú defines como tu colchón mínimo.

¿Cuál es ese colchón mínimo? Depende de tu negocio. Una regla práctica: al menos dos semanas de pagos fijos. Si tus pagos fijos son $7,000 por semana, tu colchón mínimo es $14,000. Si el saldo proyectado cae por debajo de ese número, es una alerta roja.

Semanas rojas: qué hacer cuando las detectas

Detectar una semana roja con cuatro semanas de anticipación te da opciones reales. Con un día de anticipación, solo tienes problemas.

Tienes tres palancas para corregir una semana roja:

1. Adelantar cobros. Ofrece un pequeño descuento a clientes de crédito que paguen antes. Un 2% de descuento a cambio de recibir $30,000 dos semanas antes puede salvarte la operación.

2. Atrasar pagos. Habla con tus proveedores. Muchos prefieren darte 15 días extra antes que perder un cliente. Empresas como Bimbo o FEMSA tienen áreas comerciales acostumbradas a negociar plazos con distribuidores pequeños.

3. Usar una línea de crédito. Si tienes una línea revolvente con tu banco, úsala para cubrir el hueco temporal. Esto es diferente a endeudarte para sobrevivir: es usar el crédito como puente entre un cobro que llega tarde y un pago que no puede esperar.

Errores comunes al hacer una proyección

El primer error es ser demasiado optimista con los cobros. Si un cliente tiene historial de pagar tarde, no lo pongas en la semana que dice la factura. Ponlo una semana después. La proyección debe reflejar lo que realmente pasa, no lo que debería pasar.

El segundo error es olvidar los gastos irregulares. El aguinaldo de diciembre, la renovación del seguro de local, el pago anual del software de contabilidad. Estos gastos son predecibles aunque no sean mensuales. Inclúyelos en la semana exacta en que ocurrirán.

El tercer error es hacer la proyección una sola vez y no actualizarla. Una proyección estática pierde valor rápido. Actualiza tu proyección cada semana: agrega los cobros que llegaron, ajusta los que se retrasaron, incorpora gastos nuevos. Esto toma 20 minutos por semana y cambia completamente tu capacidad de anticiparte.

El cuarto error es confundir ingresos con cobros. Si vendes $50,000 en mercancía a crédito en marzo, ese ingreso no es efectivo en marzo. Es efectivo en abril o mayo, cuando el cliente pague. Meter ese número como cobro de marzo distorsiona toda la proyección.

Un ejemplo completo: tortillería familiar en CDMX

Don Aurelio tiene una tortillería en la colonia Narvarte. Su saldo inicial es $18,500. Proyecta 6 semanas:

La semana 5 es roja: el pago quincenal de nómina coincide con la compra grande de maíz y con el pago bimestral del IMSS. Don Aurelio detecta esto hoy, en semana 1. Tiene cuatro semanas para negociar con su proveedor de maíz un pago escalonado o para hacer una venta especial que le adelante efectivo.

Sin la proyección, esa semana 5 llega como una sorpresa. Con la proyección, es solo un problema con solución.

Actualiza tu proyección cada semana

El sistema funciona si lo mantienes vivo. Cada lunes revisa: ¿llegaron los cobros que esperabas? ¿Hubo un gasto que no tenías contemplado? Ajusta la proyección con esos datos reales y recorre el horizonte una semana más. Siempre debes tener 90 días hacia adelante.

Con el tiempo, tu historial de proyecciones se vuelve tu mejor maestro. Verás en qué meses siempre subestimas los gastos. Verás qué clientes siempre pagan tarde. Esos patrones te harán mejor proyectando cada mes que pasa.

Una proyección de flujo de efectivo no predice el futuro: te da tiempo suficiente para cambiarlo.