¿Cómo calcular fechas y tiempos con funciones de Excel?

Las funciones de fecha en Excel te permiten calcular vencimientos, antigüedad laboral y diferencias entre días de forma automática y precisa.

Las fechas en Excel: cómo las almacena el programa

Excel no guarda las fechas como texto. Las almacena como números enteros llamados números de serie. El 1 de enero de 1900 equivale al número 1. Cada día que pasa suma una unidad.

Esto es importante porque significa que puedes sumar y restar fechas igual que cualquier número. Si restas dos fechas, obtienes el número de días entre ellas.

HOY y AHORA: la fecha y hora del sistema

HOY() devuelve la fecha actual. Se actualiza automáticamente cada vez que abres o recalculas el archivo.

Sintaxis:

=HOY()
=AHORA()

AHORA() devuelve la fecha y la hora actual juntas. Si solo necesitas la fecha, usa HOY().

Ejemplo 1 — Fecha de hoy en un reporte de FEMSA:

Supón que en la celda A1 tienes el encabezado "Fecha de corte" y en B1 escribes:

=HOY()

El resultado será algo como 15/07/2025. Cada vez que abras el archivo, esa celda mostrará la fecha actual.

Nota importante: Como HOY() cambia cada día, evita usarla en registros históricos donde la fecha debe quedar fija. Para fijar una fecha, presiona Ctrl + ; en la celda.

DIAS: cuántos días hay entre dos fechas

DIAS calcula la diferencia en días entre una fecha final y una fecha inicial.

Sintaxis:

=DIAS(fecha_final; fecha_inicial)

Ejemplo 2 — Días de vencimiento de una factura en Liverpool:

Resultado en C2: 30

Liverpool emite una factura el 1 de junio con vencimiento el 1 de julio. La fórmula confirma que hay exactamente 30 días para pagar.

Ejemplo 3 — Días vencidos desde hoy:

Si la factura ya venció, puedes calcular cuántos días llevas de retraso:

=DIAS(HOY();B2)

Si hoy es el 10 de julio y la fecha de vencimiento en B2 fue el 1 de julio, el resultado es 9. Llevas 9 días de retraso.

FECHA: construir una fecha a partir de partes

FECHA crea una fecha válida a partir de año, mes y día por separado. Es útil cuando tienes los datos divididos en columnas distintas.

Sintaxis:

=FECHA(año; mes; día)

Ejemplo 4 — Bases de datos de Bimbo con columnas separadas:

Supón que el área de RR. HH. de Bimbo tiene una hoja con tres columnas: año en A2, mes en B2 y día en C2.

=FECHA(A2;B2;C2)

Si A2=2022, B2=3, C2=15, el resultado es 15/03/2022. Ahora puedes usar esa fecha en otros cálculos.

FECHANUMERO: convertir texto a fecha real

A veces importas datos desde un sistema como el SAT o el IMSS y las fechas llegan como texto, por ejemplo "2025-07-15". Excel no las reconoce como fechas reales.

FECHANUMERO convierte ese texto en un número de serie de fecha válido.

Sintaxis:

=FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Ejemplo 5 — Fechas del IMSS importadas como texto:

La celda A2 contiene el texto "2025-07-15" (sin comillas visibles, pero Excel lo trata como texto). Escribe en B2:

=FECHANUMERO(A2)

El resultado es un número como 46218. Luego formatea la celda B2 como fecha (Ctrl + 1 → Número → Fecha) y verás 15/07/2025.

Diferencia clave: FECHA construye una fecha desde números. FECHANUMERO convierte texto que ya parece una fecha.

AÑO, MES y DIA: extraer partes de una fecha

Estas tres funciones hacen lo contrario de FECHA. Extraen el año, el mes o el día de una fecha completa.

Sintaxis:

=AÑO(fecha)
=MES(fecha)
=DIA(fecha)

Ejemplo 6 — Calcular antigüedad laboral en años (Mercado Libre):

Mercado Libre tiene un colaborador con fecha de ingreso el 15/03/2018 en la celda A2.

Para calcular los años completos de antigüedad:

=AÑO(HOY())-AÑO(A2)

Si hoy es 2025, el resultado es 7. El colaborador tiene 7 años en la empresa.

Nota: Esta fórmula simple resta años directamente. Si necesitas precisión exacta (considerar si ya pasó el aniversario este año), usa SIFECHA que veremos a continuación.

SIFECHA: antigüedad laboral con precisión total

SIFECHA calcula la diferencia entre dos fechas en la unidad que tú elijas: años, meses o días.

Sintaxis:

=SIFECHA(fecha_inicial; fecha_final; unidad)

Las unidades más usadas son:

Ejemplo 7 — Antigüedad exacta para cálculo de liquidación (STPS):

Según la normativa de la STPS, la antigüedad afecta las prestaciones de ley. Un trabajador de FEMSA ingresó el 10/04/2019 (celda A2). Hoy es 15/07/2025 (usa HOY()).

Años completos:

=SIFECHA(A2;HOY();"Y")

Resultado: 6

Meses adicionales:

=SIFECHA(A2;HOY();"YM")

Resultado: 3

Días adicionales:

=SIFECHA(A2;HOY();"MD")

Resultado: 5

El trabajador tiene 6 años, 3 meses y 5 días de antigüedad. Esta información es clave para calcular partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.

Calcular fechas de vencimiento con suma directa

Puedes sumar días directamente a una fecha para calcular cuándo vence algo.

Ejemplo 8 — Fecha límite de pago a 30 días (proveedor de Bimbo):

Un proveedor emite una factura el 01/07/2025 (celda A2). La política de pago es a 30 días.

=A2+30

Resultado: 31/07/2025. Así de simple: solo suma el número de días directamente a la celda de fecha.

Ejemplo 9 — Alertar cuando faltan menos de 7 días para vencer:

Combina con SI para crear una alerta automática:

=SI(DIAS(B2;HOY())<=7;"¡Vence pronto!";"OK")

Si la fecha de vencimiento en B2 está a 7 días o menos de hoy, la celda mostrará el aviso. De lo contrario mostrará OK.

Errores comunes al trabajar con fechas

Error 1 — La celda muestra un número en lugar de una fecha. Esto pasa porque el formato de la celda es "General" o "Número". Selecciona la celda, presiona Ctrl + 1 y elige el formato "Fecha".

Error 2 — Resultado negativo en DIAS. Si escribes =DIAS(fecha_inicial; fecha_final) en lugar de =DIAS(fecha_final; fecha_inicial), el resultado será negativo. Recuerda: el primer argumento es siempre la fecha más reciente.

Error 3 — FECHANUMERO devuelve #¡VALOR!. Esto ocurre cuando el texto no tiene un formato de fecha reconocible. Por ejemplo, "15 de julio" no funciona. El texto debe tener un formato estándar como "15/07/2025" o "2025-07-15".

Error 4 — Usar HOY() en registros históricos. Si registras una entrada con =HOY() en una base de datos, esa fecha cambiará mañana. Para fechas fijas, usa el atajo Ctrl + ; que inserta la fecha como valor estático.

Error 5 — SIFECHA no aparece en el autocompletado. Esta función existe en Excel pero no está documentada oficialmente en algunas versiones. Escríbela directamente en la celda. Sí funciona, aunque Excel no la sugiera automáticamente.

Tabla resumen de funciones de fecha

Puntos clave

• Excel almacena las fechas como números de serie; esto permite sumarlas y restarlas directamente para calcular diferencias y vencimientos.
• HOY() siempre muestra la fecha actual; úsala en reportes dinámicos, pero usa Ctrl + ; cuando necesites una fecha fija e histórica.
• SIFECHA es la función más precisa para calcular antigüedad laboral en años, meses y días, lo cual es esencial para aplicar correctamente la normativa de la STPS.
• FECHANUMERO soluciona el problema de fechas importadas como texto desde sistemas del SAT o del IMSS; sin ella, las fórmulas no reconocerán esas fechas.
• Combinar DIAS con SI te permite crear alertas automáticas de vencimiento en cualquier reporte de pagos o facturas.