La PTU de una persona moral se calcula aplicando el 10% sobre la renta gravable fiscal del ejercicio y se paga a los trabajadores a más tardar el 31 de mayo de cada año.
Cuando el reparto de utilidades se vuelve un dolor de cabeza
Llega abril y tu contador te dice: "Hay que calcular la PTU." Tú asumes que es sencillo. Pero luego aparecen preguntas: ¿sobre qué base se calcula? ¿Qué pasa con el tope del 2021? ¿Cuánto le toca a cada trabajador? Si no tienes claridad en estos puntos, puedes pagar de más, de menos o repartir mal, y cualquiera de los tres escenarios tiene consecuencias con el IMSS y el SAT.
Esta lección te da la fórmula exacta, los límites legales y un ejemplo real paso a paso.
El sistema PTU: tres pasos que no puedes saltarte
La PTU no es un bono discrecional. Es una obligación constitucional establecida en el artículo 123 y regulada por la Ley Federal del Trabajo (LFT). Para las personas morales, el cálculo sigue un sistema de tres pasos que llamaremos el Sistema Base-Distribución-Tope (BDT).
Paso 1 — Base de cálculo: Determina la renta gravable fiscal del ejercicio.
Paso 2 — Distribución: Divide el 10% de esa base entre los trabajadores según días trabajados y salarios percibidos.
Paso 3 — Tope 2021: Aplica el límite individual que entró en vigor con la reforma laboral de ese año.
Cada paso tiene su propia mecánica. Vamos uno por uno.
¿Qué es la renta gravable fiscal y por qué no es la utilidad contable?
Este es el error más frecuente: confundir la utilidad contable con la renta gravable fiscal.
La utilidad contable aparece en tu estado de resultados. La renta gravable fiscal es la base que resulta de tu declaración anual de ISR, calculada según las reglas del Título II de la LISR. Son números distintos porque las reglas contables y las fiscales no siempre coinciden.
Por ejemplo, una empresa puede tener una utilidad contable de $3,200,000 pero una renta gravable fiscal de $2,800,000 porque ciertos gastos se deducen de forma diferente en el cálculo fiscal. La PTU siempre usa el número fiscal, no el contable.
Fórmula de la renta gravable para PTU (Art. 9 LISR):
Renta gravable = Ingresos acumulables − Deducciones autorizadas
Atención: a diferencia del cálculo de ISR, aquí no restas la PTU pagada en el ejercicio anterior. Eso es exclusivo del cálculo de ISR. La renta gravable para PTU no admite esa resta.
Ejemplo práctico: empresa distribuidora en Monterrey
Imagina una empresa distribuidora de alimentos con 40 trabajadores, similar en escala a una distribuidora regional que surte productos de Bimbo o FEMSA.
Datos del ejercicio:
- Ingresos acumulables: $18,500,000
- Deducciones autorizadas (sin PTU del año anterior): $15,200,000
- Renta gravable fiscal: $3,300,000
PTU total a repartir:
$3,300,000 × 10% = $330,000
Esos $330,000 se dividen en dos partes iguales de $165,000 cada una:
- Primera mitad ($165,000): se reparte en proporción a los días trabajados por cada empleado durante el año.
- Segunda mitad ($165,000): se reparte en proporción al salario ordinario de cada trabajador.
Cómo se distribuye entre los trabajadores
Supón que tienes a Karla, gerente de logística, con salario de $28,000 al mes y 365 días trabajados. Y a Luis, operador de almacén, con salario de $14,000 al mes y 300 días trabajados.
Primera mitad (días trabajados):
Sumas los días totales de todos los trabajadores. Si el total de días de los 40 empleados suma 13,500 días, el factor por día es:
$165,000 ÷ 13,500 = $12.22 por día
Karla recibe: $12.22 × 365 = $4,460 Luis recibe: $12.22 × 300 = $3,666
Segunda mitad (salarios):
Sumas los salarios anuales de todos. Si el total suma $6,240,000, el factor es:
$165,000 ÷ $6,240,000 = $0.02644 por peso de salario
Karla (salario anual $336,000): $336,000 × $0.02644 = $8,884 Luis (salario anual $168,000): $168,000 × $0.02644 = $4,442
PTU total individual:
- Karla: $4,460 + $8,884 = $13,344
- Luis: $3,666 + $4,442 = $8,108
El tope individual desde 2021: la reforma que cambió todo
En 2021, la reforma a la LFT introdujo un límite individual para la PTU. Antes de esa reforma, una empresa con renta gravable muy alta podía generar PTU millonarias para sus directivos. Eso cambió.
Hoy, la PTU individual de cada trabajador no puede superar el mayor de estos dos valores:
- Tres meses de salario del trabajador.
- El promedio de la PTU recibida por ese trabajador en los últimos tres años.
Esto aplica a todas las personas morales, sin excepción.
Aplicando el tope a Karla:
Salario mensual de Karla: $28,000 Tres meses de salario: $84,000
PTU calculada: $13,344 Tope: $84,000
Como $13,344 < $84,000, el tope no afecta a Karla. Ella recibe sus $13,344 completos.
Pero considera a la directora general con salario de $85,000 mensuales. Su PTU calculada es $92,000. Su tope es $85,000 × 3 = $255,000. Tampoco le afecta en este caso. El tope empieza a morder cuando la PTU calculada supera esos tres meses.
¿Qué pasa con el excedente?
El monto que no se reparte por efecto del tope no regresa a la empresa. Se destina a un fondo de reserva que la empresa distribuye el año siguiente, o bien se aplica según los acuerdos de la comisión mixta PTU. El SAT no lo acepta como deducción adicional de ISR en ese ejercicio.
Errores comunes que generan multas o conflictos laborales
Error 1 — Usar la utilidad contable en lugar de la fiscal. Si tu contador toma el número del estado de resultados sin ajustarlo según la LISR, el cálculo es incorrecto. Muchas auditorías del IMSS detectan esto al cruzar la declaración anual con el cálculo PTU.
Error 2 — Incluir o excluir trabajadores que no deben estar. Los directores generales, administradores y gerentes generales que tienen participación en la gestión de la empresa pueden estar excluidos del reparto si así lo establece la comisión mixta. Los trabajadores eventuales con menos de 60 días laborados en el año también tienen reglas especiales. Confundir estas categorías genera diferencias en las liquidaciones.
Error 3 — No constituir la comisión mixta PTU. La LFT obliga a toda empresa a tener una comisión mixta PTU, formada por representantes de la empresa y de los trabajadores. Esta comisión revisa y valida el cálculo. Si no existe, cualquier trabajador puede impugnar el reparto ante la Junta de Conciliación.
Error 4 — No considerar el salario diario integrado en la segunda mitad. Algunas empresas usan solo el salario tabular y olvidan que para el cálculo de PTU se usa el salario ordinario, que puede incluir comisiones fijas o primas. Si tu empresa tiene vendedores con esquemas de comisiones, esto cambia los números.
Error 5 — Pagar después del 31 de mayo. Las personas morales tienen hasta el 31 de mayo para pagar la PTU. Pagar después genera recargos laborales y puede derivar en demandas individuales. A diferencia del ISR, aquí no hay prórroga automática.
Cómo aplicar esto en tu empresa este año
- Pide a tu contador el número de renta gravable fiscal de la declaración anual (no la utilidad contable).
- Multiplica por 10% para obtener el fondo total de PTU.
- Divide en dos mitades iguales y recopila el registro de días trabajados y salarios anuales de cada empleado.
- Calcula la PTU individual y aplica el tope: el mayor entre tres meses de salario y el promedio de los últimos tres años.
- Presenta el cálculo a la comisión mixta PTU antes del 15 de mayo para tener tiempo de resolver observaciones.
- Paga a más tardar el 31 de mayo y conserva los recibos firmados o los CFDI de nómina con el concepto PTU.
El dato que cambia cómo ves la PTU
Muchos empresarios ven la PTU como un gasto que "cae" en mayo. Los empresarios que piensan en serio la ven como una variable que puedes proyectar desde enero, porque depende directamente de tu renta gravable fiscal, que tú controlas a través de tus deducciones autorizadas.
Si en diciembre haces un cierre de deducibles robusto, tu renta gravable baja, tu ISR baja y tu PTU también baja. Las tres variables se mueven juntas.
La PTU no es un costo sorpresa: es el resultado natural de cuánto declares como utilidad fiscal, y eso está en tus manos desde el primer día del ejercicio.