Organizar en GTD significa colocar cada tarea aclarada en la lista correcta para que puedas encontrarla y ejecutarla sin pensar.
En la lección anterior aprendiste a aclarar cada elemento de tu bandeja. Ahora el siguiente paso es organizar: darle un hogar permanente a cada tarea. GTD usa cuatro listas principales. Si las mantienes bien, tu sistema trabaja por ti.
Las cuatro listas principales de GTD
Cada lista tiene un propósito específico. No son opcionales ni intercambiables.
| Lista | ¿Qué contiene? | ¿Cuándo la consultas? |
|---|---|---|
| Próximas acciones | Acciones concretas que puedes hacer hoy o pronto | Cada vez que tienes tiempo libre |
| Proyectos | Resultados que requieren más de una acción | En tu revisión semanal |
| En espera | Tareas que delegaste o que dependen de otro | Cuando haces seguimiento |
| Algún día / Tal vez | Ideas que no son urgentes ahora | En tu revisión semanal |
Estas cuatro listas son el corazón del sistema GTD. Sin ellas, todo vuelve a vivir en tu cabeza.
Lista 1: Próximas acciones
"Próximas acciones" es la lista más importante del sistema. Contiene solo acciones físicas y concretas que puedes ejecutar hoy.
Una acción concreta empieza con un verbo activo: llamar, enviar, revisar, descargar, imprimir. No escribas "presupuesto de marketing". Escribe "enviar borrador de presupuesto de marketing a Karla por correo".
Cómo organizar Próximas acciones por contexto
Los contextos agrupan acciones según el lugar, la herramienta o la energía que necesitas. Esto te permite filtrar rápido según dónde estás.
Ejemplos de contextos para trabajo en México:
- @Computadora → Subir factura al portal del SAT, actualizar reporte en Excel
- @Teléfono → Llamar al proveedor de FEMSA para confirmar entrega, llamar al IMSS para aclarar movimiento afiliatorio
- @Oficina → Firmar contrato con el área legal, entregar cheque a contabilidad
- @Comisiones → Visitar sucursal Liverpool en Perisur para revisar exhibición
- @Agenda → Hablar con mi jefe sobre el aumento cuando tenga 10 minutos
Plantilla de captura para Próximas acciones
Acción: [verbo + objeto + detalle]
Contexto: [@lugar o @herramienta]
Proyecto relacionado: [nombre del proyecto, si aplica]
Fecha límite: [solo si es real]
Ejemplo completo:
Acción: Enviar cotización actualizada a proveedor de cartón
Contexto: @Computadora
Proyecto relacionado: Reducción de costos de empaque Q3
Fecha límite: Viernes 18 de julio
Lista 2: Proyectos
Un proyecto en GTD es cualquier resultado que requiere más de una acción, sin importar el tamaño. Lanzar una campaña para Bimbo es un proyecto. También lo es renovar tu credencial del IMSS si implica varios pasos.
Tu lista de Proyectos no contiene tareas. Contiene nombres de resultados. Las acciones viven en Próximas acciones, no aquí.
Estructura de un proyecto en GTD
Nombre del proyecto: [resultado deseado, en sustantivo]
Siguiente acción: [acción concreta en Próximas acciones]
Fecha de revisión: [frecuencia de seguimiento]
Estado: [activo / en pausa / completado]
Ejemplo: Proyecto en una empresa de logística
Nombre del proyecto: Implementar sistema de rastreo GPS en flota
Siguiente acción: Solicitar tres cotizaciones a proveedores por correo (@Computadora)
Fecha de revisión: Cada lunes
Estado: Activo
Si abres tu lista de Proyectos y un proyecto no tiene siguiente acción definida, está bloqueado. Ese es el error más costoso en GTD.
Ejemplo: Proyecto personal con contexto mexicano
Nombre del proyecto: Tramitar RFC persona física ante el SAT
Siguiente acción: Descargar formulario de pre-registro en sat.gob.mx (@Computadora)
Fecha de revisión: Esta semana
Estado: Activo
Lista 3: En espera
"En espera" registra todo lo que delegaste o que depende de otra persona. Si no lo anotas, lo olvidarás.
Cada entrada debe tener tres datos: quién, qué y para cuándo.
Plantilla de En espera
Esperando: [nombre de la persona]
Tarea: [qué debe entregar o hacer]
Fecha esperada: [cuándo lo necesitas]
Fecha en que lo pediste: [para calcular el retraso]
Ejemplo: Seguimiento con proveedor
Esperando: Roberto Sánchez (proveedor de Mercado Libre)
Tarea: Enviar contrato firmado y sellado
Fecha esperada: Jueves 17 de julio
Fecha en que lo pediste: Lunes 14 de julio
Ejemplo: Seguimiento interno en empresa
Esperando: Departamento de nóminas
Tarea: Confirmar incremento salarial de $2,500 mensuales aprobado por dirección
Fecha esperada: Fin de mes
Fecha en que lo pediste: 10 de julio
Revisas esta lista al menos dos veces por semana. Si la fecha esperada pasó sin respuesta, generas una acción en Próximas acciones: "Hacer seguimiento con Roberto sobre contrato".
Lista 4: Algún día / Tal vez
"Algún día / Tal vez" es el espacio para ideas que no quieres olvidar pero que no son una prioridad ahora.
No es un basurero. Es una lista activa que revisas cada semana.
Ejemplos de entradas para Algún día
- Tomar curso de Power BI en línea cuando suba el presupuesto de capacitación
- Proponer a dirección un programa de bonos por productividad (revisar si aplica en Q4)
- Explorar si conviene abrir cuenta SOFIPO para ahorro de emergencias
- Visitar la Feria del Libro del Palacio de Minería en febrero
- Investigar opciones de home office permanente con la empresa
Cuando una idea de "Algún día" se vuelve relevante, la mueves a Proyectos o Próximas acciones. Cuando ya no te interesa, la eliminas.
Errores comunes al organizar listas GTD
Error 1: Mezclar proyectos con acciones
Escribir "Campaña de verano para Liverpool" en tu lista de Próximas acciones es un error. Eso es un proyecto, no una acción. Tu cerebro no sabe qué hacer con él y lo evita.
Corrección: Escribe el proyecto en la lista de Proyectos. Define la siguiente acción concreta y ponla en Próximas acciones.
Error 2: No asignar contexto a las acciones
Si todas tus acciones están mezcladas sin contexto, pierdes tiempo decidiendo qué hacer cuando tienes cinco minutos libres.
Corrección: Asigna un contexto a cada acción desde que la capturas. Usa los que apliquen a tu trabajo real: @Computadora, @Teléfono, @Oficina, @Comisiones.
Error 3: Abandonar la lista "En espera"
Muchas personas capturan lo que delegaron pero nunca revisan la lista. El resultado: tareas perdidas, entregas tardías y conflictos con el equipo.
Corrección: Agenda dos revisiones semanales de tu lista "En espera". Cada vez que algo está vencido, genera una acción de seguimiento inmediata.
Error 4: Usar "Algún día" como papelera
Si nunca revisas "Algún día", se convierte en un cementerio de ideas. Deja de ser útil.
Corrección: Revisa esta lista en cada revisión semanal. Elimina lo que ya no te interesa. Activa lo que sí es momento de hacer.
Ejemplo completo: Sistema de listas para un coordinador de operaciones
Supón que trabajas como coordinador de operaciones en una empresa distribuidora. Así se verían tus cuatro listas al terminar la semana:
Próximas acciones (@Computadora)
- Actualizar tabla de inventario en Excel con los datos del lunes
- Enviar solicitud de reembolso de $3,800 a contabilidad por gastos de comisión
- Descargar CFDI de proveedor de transporte para declaración mensual
Proyectos (activos)
- Reducir tiempo de entrega en zona norte de $48 a $24 horas
- Implementar checklist de calidad para operadores de almacén
- Renovar contrato con empresa de seguridad (vence en septiembre)
En espera
- Esperando a: Laura Gómez (Recursos Humanos) → Enviar alta en IMSS de los dos operadores nuevos → Para: viernes 18 de julio
- Esperando a: Proveedor TLS → Confirmar disponibilidad de unidades para agosto → Para: miércoles 16 de julio
Algún día / Tal vez
- Proponer sistema de bonos por cumplimiento de rutas
- Investigar certificación NOM-087 para manejo de residuos en almacén
- Explorar si conviene contratar un auxiliar administrativo de $12,000 mensuales
Este sistema funciona porque cada elemento tiene un lugar definido. Nada vive en tu cabeza ni en tu correo.
Resumen
Cuatro listas bien mantenidas eliminan la ambigüedad. Sabes exactamente qué hacer, qué esperar y qué revisar más adelante. La organización no es burocracia: es la estructura que hace posible la ejecución.