La retención del ISR en nómina es el proceso por el cual el patrón descuenta el Impuesto Sobre la Renta del salario del trabajador y lo entera al SAT en su nombre.
El recibo que confunde a todos
Imagina que eres analista de nómina en Liverpool. Recibes el recibo de un colaborador nuevo. Su sueldo bruto es $18,500 al mes. Le retuvieron $2,340 de ISR. Pero su compañero, con el mismo sueldo, tiene una retención diferente. ¿Por qué?
La respuesta está en cómo se aplica la tabla del SAT y en si el trabajador tiene subsidio al empleo. Entender ese proceso es lo que separa a un auxiliar de nómina de un especialista.
El Sistema de Tres Pasos del SAT
El SAT publica cada año dos herramientas clave: la Tarifa del ISR y la Tabla del Subsidio al Empleo. Juntas determinan cuánto descuentas a cada trabajador. El procedimiento tiene tres pasos claros. Llamemos a este proceso el Sistema ISR-3P.
Paso 1 – Ubica el ingreso gravable en la tarifa. No todo el salario paga ISR. Primero debes restar las partes exentas: el 50% de las horas extra (hasta el límite legal), las prestaciones exentas como vales de despensa hasta el tope del SAT, y el fondo de ahorro exento. Lo que queda es la base gravable.
Paso 2 – Aplica la tarifa mensual del ISR. La tarifa tiene columnas: límite inferior, límite superior, cuota fija y porcentaje sobre el excedente. Localizas el renglón donde cae tu base gravable, restas el límite inferior, multiplicas por el porcentaje y sumas la cuota fija. El resultado es el ISR determinado.
Paso 3 – Aplica el Subsidio al Empleo (si aplica). El subsidio es un beneficio para trabajadores de ingresos bajos y medios. Si el trabajador tiene derecho a subsidio, restas esa cantidad al ISR determinado. Si el subsidio es mayor que el ISR, el resultado es cero: no retienes nada y, en algunos casos, el patrón debe pagar la diferencia al trabajador.
ISR a retener = ISR determinado − Subsidio al Empleo
Ejemplo completo: trabajador en Bimbo
Supón que tienes a Karla, operadora de producción en Bimbo. Su ingreso mensual gravable después de exenciones es $12,800.
Usas la tarifa mensual vigente del SAT. Para simplificar, trabajamos con valores representativos:
- Límite inferior del renglón: $12,009.95
- Cuota fija del renglón: $1,417.12
- Porcentaje sobre el excedente: 21.36%
Cálculo:
- Excedente: $12,800 − $12,009.95 = $790.05
- ISR sobre el excedente: $790.05 × 21.36% = $168.77
- ISR determinado: $1,417.12 + $168.77 = $1,585.89
Ahora revisas la tabla de subsidio al empleo. Para un ingreso de $12,800 mensuales, el subsidio es $0 porque el subsidio aplica hasta cierto límite de ingresos (aproximadamente $7,382 mensuales en tablas recientes). Karla no tiene subsidio.
ISR a retener: $1,585.89 (se redondea a $1,586 en el recibo).
Ejemplo con Subsidio al Empleo: trabajador en FEMSA
Ahora toma a Miguel, auxiliar de almacén en FEMSA con un ingreso gravable de $6,500 mensuales.
Usando la tarifa del SAT para ese rango:
- Límite inferior: $6,141.96
- Cuota fija: $432.10
- Porcentaje sobre el excedente: 16.00%
Cálculo:
- Excedente: $6,500 − $6,141.96 = $358.04
- ISR sobre el excedente: $358.04 × 16.00% = $57.29
- ISR determinado: $432.10 + $57.29 = $489.39
En la tabla de subsidio al empleo, para $6,500 mensuales, el subsidio es $324.87 (valor representativo).
ISR a retener: $489.39 − $324.87 = $164.52
Miguel paga mucho menos ISR que Karla, no porque gane más, sino porque el subsidio reduce su carga fiscal. Ese es exactamente el propósito del subsidio: proteger a los trabajadores de ingresos bajos.
¿Qué pasa cuando el subsidio supera al ISR?
Esto ocurre con salarios muy cercanos al mínimo. Si el ISR determinado de un trabajador es $80 pero su subsidio es $200, no retienes nada. Además, según las reglas del SAT, el patrón debe entregarle $120 al trabajador como subsidio acreditable.
Ese dinero lo recupera el patrón al presentar su declaración mensual del ISR. No es pérdida: es un anticipo que el SAT te devuelve. Pero debes registrarlo correctamente en tu sistema de nómina y en tu contabilidad.
Periodicidad: ¿mensual, quincenal o semanal?
Las tablas del SAT que publican en el DOF son mensuales. Si tu empresa paga quincenal o semanalmente, debes convertirlas.
- Quincena: divide todos los valores de la tarifa entre 2.
- Semana: divide todos los valores entre 4.3 (no entre 4, porque hay meses con más de cuatro semanas).
Este ajuste es crítico. Muchos errores de nómina nacen de usar la tarifa mensual para calcular periodos quincenales sin hacer la conversión. El trabajador paga de más o de menos, y al cierre del año el ajuste anual revela la diferencia.
El ajuste anual del ISR
En diciembre, el patrón debe hacer el cálculo anual del ISR para cada trabajador. Sumas todos sus ingresos gravables del año, aplicas la tarifa anual del SAT, y comparas contra lo que retuviste mes a mes.
Si retuviste de más, le devuelves la diferencia al trabajador en la nómina de diciembre o enero. Si retuviste de menos, le descuentas la diferencia. Este ajuste es obligatorio para patrones, salvo que el trabajador indique por escrito que prefiere presentar su propia declaración anual.
En empresas grandes como Mercado Libre, este proceso está automatizado. En empresas pequeñas, es manual y consume tiempo si no tienes el procedimiento claro.
Errores frecuentes que cuestan dinero
Error 1: No separar ingresos exentos de gravables. Algunos patrones aplican el ISR sobre el sueldo bruto completo. Eso significa que el trabajador paga ISR por sus vales de despensa o por el fondo de ahorro, cuando esas partes están exentas por ley. El trabajador paga de más y puede reclamar.
Error 2: Usar la tarifa del año anterior. El SAT actualiza las tarifas cada enero. Si en febrero sigues usando la tabla del año pasado, tus retenciones son incorrectas. Descarga siempre la tabla vigente del portal del SAT antes de cerrar la primera nómina del año.
Error 3: No aplicar el subsidio al empleo. Algunos sistemas de nómina desactualizados no incluyen la tabla de subsidio. El trabajador termina pagando más ISR del que le corresponde. Esto genera diferencias en el ajuste anual y puede derivar en quejas ante el IMSS o el SAT.
Error 4: Calcular quincenas con la tarifa mensual sin convertir. Ya lo mencionamos, pero vale repetirlo: si pagas quincenalmente y usas la tarifa mensual sin dividirla entre 2, retienes el doble de ISR en cada periodo. El trabajador lo nota en su recibo y tienes que hacer correcciones costosas.
Cómo documentar el proceso en tu empresa
Crea una hoja de cálculo o un procedimiento escrito con estos elementos:
- Fuente de la tarifa: liga directa al DOF o al SAT donde descargaste la tabla vigente.
- Conversión de periodo: fórmula para quincena o semana, claramente indicada.
- Conceptos exentos: lista de los ingresos que no forman base gravable en tu empresa.
- Registro del subsidio: columna separada en tu hoja de nómina para el subsidio aplicado.
- Validación mensual: comparativa entre lo retenido y lo enterado al SAT cada mes.
Esta documentación te protege en una auditoría del SAT. Si un inspector revisa tus nóminas, puedes mostrar exactamente de dónde vienen tus cifras.
El principio detrás del sistema
El ISR en nómina no es un castigo al trabajador. Es un sistema de retención progresivo: quien gana más, paga más. El subsidio al empleo corrige la carga para los salarios bajos. Tu trabajo como especialista en nómina es aplicar ese sistema con exactitud.
Retener el ISR correcto no es solo una obligación fiscal: es un acto de honestidad con cada trabajador y con el SAT.