Aplicar la tabla del ISR del SAT en Excel significa buscar el rango de ingreso de cada trabajador y calcular su retención mensual usando una cuota fija más un porcentaje sobre el excedente.
El problema que tiene todo departamento de nóminas
Imagina que eres el encargado de nóminas en una empresa con 40 empleados. Cada quien gana diferente: unos $12,000, otros $18,500, otros $28,000. No puedes aplicar el mismo porcentaje de ISR a todos. Si lo haces, el SAT te mandará una discrepancia y la empresa recibirá una multa.
El ISR no es un porcentaje plano. Es una tabla con rangos, cuotas fijas y tasas marginales. Entender cómo trasladar esa tabla a Excel es la habilidad central de este tema.
La Tabla ISR del SAT: cómo está construida
El SAT publica cada año las tablas del ISR para retención mensual. Cada fila de la tabla tiene cinco datos:
- Límite inferior: el ingreso mínimo del rango.
- Límite superior: el ingreso máximo del rango.
- Cuota fija: el ISR acumulado hasta el límite inferior.
- Porcentaje sobre el excedente: la tasa que se aplica al ingreso que supera el límite inferior.
- Tasa marginal: el nombre técnico del porcentaje anterior.
La fórmula que usa el SAT es siempre la misma:
ISR = Cuota fija + (Ingreso gravable − Límite inferior) × Tasa
Esa fórmula no cambia. Solo cambian los valores según el rango donde caiga el ingreso del trabajador.
Cómo estructurar la tabla en Excel
Antes de escribir una sola fórmula, necesitas capturar la tabla ISR en una hoja dedicada. Llama a esa hoja PARÁMETROS (ya la creaste en la lección anterior para las cuotas IMSS).
En esa hoja, captura la tabla ISR mensual vigente con estas columnas:
| Columna | Encabezado sugerido |
|---|---|
| A | Límite Inferior |
| B | Límite Superior |
| C | Cuota Fija |
| D | Tasa sobre Excedente |
Captura los valores sin signos de peso y sin comas. Excel los maneja como números. Un ejemplo de las primeras filas se vería así:
A B C D
0.01 746.04 0.00 0.0192
746.05 6,332.05 14.32 0.0640
6,332.06 11,128.01 371.83 0.1088
11,128.02 12,935.82 893.63 0.1600
12,935.83 15,487.71 1,182.88 0.1792
15,487.72 31,236.49 1,640.18 0.2136
31,236.50 49,233.00 5,004.12 0.2352
49,233.01 93,993.90 9,236.89 0.3000
93,993.91 125,325.20 22,665.17 0.3200
125,325.21 En adelante 32,691.18 0.3400
Nota: la última fila usa un número muy grande en la columna B, por ejemplo 9,999,999, para que BUSCARV pueda funcionar correctamente.
Una vez capturada, selecciona las columnas A a D, ve a Fórmulas → Administrador de nombres y crea el nombre TablaISR. Esto hace que tus fórmulas sean legibles.
El Sistema BUSCARV-ISR: la fórmula que resuelve todo
Llama a este método el Sistema BUSCARV-ISR. Funciona en tres pasos dentro de una sola celda o en tres columnas separadas (recomendado para auditar).
Paso 1 — Límite inferior del rango:
En la columna de nómina donde tienes el ingreso gravable del trabajador (supón que está en la celda D5), escribe en E5:
=BUSCARV(D5, TablaISR, 1, VERDADERO)
Esto te devuelve el límite inferior correspondiente al rango donde cae D5.
Paso 2 — Cuota fija del rango:
En F5:
=BUSCARV(D5, TablaISR, 3, VERDADERO)
Esto te devuelve la cuota fija acumulada de ese rango.
Paso 3 — ISR mensual a retener:
En G5:
=F5 + (D5 - E5) * BUSCARV(D5, TablaISR, 4, VERDADERO)
Esta es la fórmula del SAT traducida directamente a Excel. Cuota fija más (excedente sobre límite inferior) por tasa.
Si prefieres una sola fórmula compacta en G5:
=BUSCARV(D5,TablaISR,3,VERDADERO)+((D5-BUSCARV(D5,TablaISR,1,VERDADERO))*BUSCARV(D5,TablaISR,4,VERDADERO))
Ambas opciones son correctas. La versión en tres columnas es más fácil de auditar cuando el contador o el SAT piden explicaciones.
Ejemplo práctico con tres trabajadores de Liverpool
Supón que en la tienda Liverpool de Perisur tienes tres trabajadores con los siguientes ingresos gravables mensuales:
- Ana: $12,500
- Roberto: $18,500
- Sofía: $32,000
Ana ($12,500): Cae en el rango $11,128.02 – $12,935.82. Límite inferior = $11,128.02 | Cuota fija = $893.63 | Tasa = 16% ISR = $893.63 + ($12,500 − $11,128.02) × 0.16 ISR = $893.63 + $1,371.98 × 0.16 ISR = $893.63 + $219.52 = $1,113.15
Roberto ($18,500): Cae en el rango $15,487.72 – $31,236.49. Límite inferior = $15,487.72 | Cuota fija = $1,640.18 | Tasa = 21.36% ISR = $1,640.18 + ($18,500 − $15,487.72) × 0.2136 ISR = $1,640.18 + $3,012.28 × 0.2136 ISR = $1,640.18 + $643.42 = $2,283.60
Sofía ($32,000): Cae en el rango $31,236.50 – $49,233.00. Límite inferior = $31,236.50 | Cuota fija = $5,004.12 | Tasa = 23.52% ISR = $5,004.12 + ($32,000 − $31,236.50) × 0.2352 ISR = $5,004.12 + $763.50 × 0.2352 ISR = $5,004.12 + $179.54 = $5,183.66
Con el Sistema BUSCARV-ISR en Excel, estas tres celdas se calculan automáticamente cuando capturas los ingresos. No tienes que hacer ninguna de estas operaciones a mano.
Cómo usar la función SI para casos especiales
Algunos trabajadores tienen ingresos exentos o percepciones variables. En esos casos necesitas primero calcular el ingreso gravable real antes de aplicar la tabla.
Usa la función SI para separar el ingreso gravable del exento:
=SI(C5>"",(B5-C5),B5)
Donde B5 es el ingreso total y C5 es el monto exento. Si no hay exención, usa el ingreso total.
También puedes proteger la fórmula contra ingresos de cero o negativos:
=SI(D5<=0, 0, BUSCARV(D5,TablaISR,3,VERDADERO)+((D5-BUSCARV(D5,TablaISR,1,VERDADERO))*BUSCARV(D5,TablaISR,4,VERDADERO)))
Si el ingreso gravable es cero o negativo, la celda muestra cero en lugar de un error.
Errores comunes que debes evitar
Error 1: Usar BUSCARV con el cuarto argumento en FALSO. Cuando el cuarto argumento es FALSO, Excel busca una coincidencia exacta. La tabla ISR no tiene coincidencias exactas para cada salario. Siempre usa VERDADERO para que Excel encuentre el rango más cercano por debajo.
Error 2: Capturar la tabla ISR desordenada. BUSCARV con VERDADERO exige que la columna de búsqueda esté ordenada de menor a mayor. Si capturas las filas en desorden, obtendrás resultados incorrectos sin ningún mensaje de error. Verifica siempre que el límite inferior esté en orden ascendente.
Error 3: No actualizar la tabla cuando el SAT publica nuevas tarifas. El SAT actualiza sus tablas cada año. Si usas la tabla de 2023 para calcular nóminas de 2025, tus retenciones serán incorrectas. Pon la fuente y la fecha de la tabla en una celda de comentario en la hoja PARÁMETROS. Así sabes cuándo fue la última actualización.
Error 4: Confundir el ingreso gravable con el ingreso bruto. No todo el ingreso es gravable. Los vales de despensa hasta el tope legal, las horas extra hasta ciertos límites y algunas prestaciones tienen exención parcial. Aplica la tabla ISR solo sobre el ingreso gravable, no sobre el total de percepciones.
Cómo integrar el ISR en tu hoja de nómina
Tu hoja de nómina ya tiene columnas para percepciones y deducciones IMSS. Ahora agrega:
- Una columna Ingreso Gravable ISR (percepciones totales menos partes exentas).
- Una columna ISR a Retener con la fórmula BUSCARV-ISR.
- Una columna Subsidio al Empleo (aplica para ingresos bajos según tablas del SAT).
- Una columna ISR Neto a Retener = ISR a Retener menos Subsidio al Empleo (si aplica).
Esta estructura te permite cuadrar con la declaración mensual DIOT y con el CFDI de nómina sin rehacer cálculos.
El ISR bien aplicado en Excel no es solo una fórmula: es un sistema auditabe que protege a la empresa y al trabajador al mismo tiempo.