¿Cómo controlar las entradas y salidas de mercancía con un sistema de registro?

Controlar las entradas y salidas de mercancía significa documentar cada movimiento en el almacén con fecha, cantidad y responsable, para que nada desaparezca sin explicación.

Cuando el almacén opera sin registro

Imagina que tu proveedor entrega 200 cajas de cereal un lunes por la mañana. El encargado las acomoda en la bodega, pero no anota nada. El viernes, el sistema dice que tienes 150 cajas. ¿Se vendieron 50? ¿Las devolvieron? ¿Alguien las tomó sin autorización? Sin un registro, es imposible saberlo.

Este escenario pasa todos los días en almacenes de todo tamaño. La pérdida no siempre es robo. Muchas veces es simple desorden: mercancía que entra sin documentarse, salidas que nadie anotó, devoluciones que no siguieron ningún proceso. El resultado es el mismo: tu inventario miente.

Un sistema de registro convierte cada movimiento en evidencia. Con esa evidencia, puedes detectar errores, exigir responsabilidades y tomar decisiones con información real.

El sistema de tres documentos

El método más confiable para controlar entradas y salidas se construye sobre tres documentos clave. Aquí les llamamos el Sistema TER: Tarjeta kardex, Entrada con orden de recepción y Remisión de salida. Cada documento cumple una función distinta, pero los tres trabajan juntos.

Tarjeta kardex: la memoria del producto

El kardex es el registro individual de cada producto. Muestra, línea por línea, cada entrada y cada salida. Al final de cada línea aparece el saldo actual. Es como el estado de cuenta bancario, pero de unidades.

Una tarjeta kardex básica para una distribuidora de abarrotes en Monterrey podría verse así:

Con este registro, sabes en todo momento cuánto tienes. Si el conteo físico dice 95 unidades y el kardex dice 110, hay una diferencia de 15. Ahí empieza la investigación.

El kardex puede ser físico (una tarjeta de cartón o una hoja impresa por producto) o digital (una hoja de Excel o un módulo de inventario en software). Lo importante no es el formato, sino la disciplina de actualizarlo cada vez que hay un movimiento.

Orden de entrada: el pasaporte de la mercancía

Cada vez que llega mercancía al almacén, debe recibirse con una orden de entrada o nota de recepción. Este documento confirma que la mercancía llegó, que se revisó y que coincide con lo que se pidió.

Una orden de entrada debe incluir:

• Fecha y hora de recepción
• Nombre del proveedor
• Número de factura o remisión del proveedor
• Lista de productos, cantidades y unidades de medida
• Condición de la mercancía (¿llegó completa? ¿hubo faltantes o daños?)
• Firma del encargado de almacén que recibió

Supón que Liverpool recibe una carga de televisores de un proveedor. El camión trae 50 unidades según la factura, pero al contar físicamente solo hay 47. Sin una orden de entrada firmada, esa diferencia de 3 televisores desaparece en el aire. Con la orden de entrada, queda documentado que llegaron 47, no 50, y se notifica al proveedor ese mismo día para hacer la reclamación.

Este documento también protege al encargado de almacén. Si alguien cuestiona después por qué el sistema registra 47 y no 50, la orden de entrada firmada es la prueba.

Remisión de salida: el permiso para mover mercancía

Ninguna mercancía debe salir del almacén sin una remisión de salida autorizada. Este documento registra qué salió, en qué cantidad, a qué destino y quién lo autorizó.

Una remisión de salida debe incluir:

• Fecha de salida
• Producto y cantidad
• Destino (piso de ventas, cliente, sucursal, etc.)
• Nombre y firma de quien autoriza
• Nombre y firma de quien retira

En una empresa como FEMSA, que maneja cientos de puntos de distribución, cada movimiento entre almacén y rutas de reparto viaja con una remisión. Esto permite auditar exactamente qué salió, cuándo y hacia dónde. Si hay una diferencia entre lo que salió según las remisiones y lo que vendió el punto de venta, hay una señal de alerta inmediata.

Cómo implementar el Sistema TER paso a paso

Aplicar este sistema desde cero no requiere software caro. Puedes empezar con hojas de Excel o incluso formatos impresos. Lo que sí requiere es orden y constancia.

Paso 1. Crea una tarjeta kardex para cada producto en tu catálogo. Si tienes clasificación ABC (como aprendiste en la lección anterior), empieza por los productos A.

Paso 2. Diseña tu formato de orden de entrada. Puede ser una hoja simple con los campos mencionados arriba. Imprímelo o tenlo listo en tu sistema. Capacita al encargado de almacén para que llene una orden cada vez que llegue mercancía, sin excepción.

Paso 3. Diseña tu formato de remisión de salida. Agrega una regla clara: sin remisión firmada, la mercancía no sale. Esta regla debe venir de la dirección o del responsable del área, y todos deben conocerla.

Paso 4. Al final de cada día, actualiza el kardex con los movimientos del día. Compara el saldo del kardex con el conteo físico de los productos A al menos una vez por semana.

Paso 5. Guarda todos los documentos por al menos tres meses. Si el SAT o la STPS realizan una auditoría, estos documentos son tu soporte operativo.

Errores comunes que destruyen el control

Conocer los errores más frecuentes te ayuda a evitarlos antes de que ocurran.

Registrar después, no en el momento. Muchos encargados reciben mercancía, la acomodan y dicen "luego lo anoto". Ese "luego" muchas veces no llega. La regla es clara: primero registra, luego acomoda.

No registrar las devoluciones. Una devolución de cliente es una entrada de mercancía. Debe procesarse igual que una compra a proveedor: con su orden de entrada, con revisión de condición del producto y con actualización del kardex.

Permitir salidas informales. "Solo voy a tomar dos cajas para el mostrador" sin remisión firmada parece inofensivo. Pero si eso pasa diez veces al día, al mes tienes decenas de movimientos sin registro. El inventario empieza a diferir y nadie sabe por qué.

Usar un solo kardex para productos distintos. Cada SKU, cada presentación y cada variante necesita su propia tarjeta. Un error clásico es mezclar, por ejemplo, el refresco de 600 ml con el de 1 litro en el mismo registro. Las unidades se confunden y el saldo pierde sentido.

No asignar responsables. Si todos pueden registrar movimientos y nadie firma, no hay forma de auditar. Cada documento debe tener nombre y firma. Así, si hay un error, sabes con quién hablar.

Un ejemplo completo en operación

Una tienda de autoservicio en Guadalajara maneja detergente en presentación de 1 kilo. Así funcionaría el Sistema TER en una semana normal:

• Lunes: Llega proveedor con 500 piezas. El encargado cuenta físicamente, firma la orden de entrada con 500 piezas y actualiza el kardex. Saldo: 500.
• Martes: El piso de ventas pide 80 piezas para reabastecimiento. Se genera remisión firmada por el gerente de tienda. Kardex actualizado. Saldo: 420.
• Miércoles: Un cliente devuelve 5 piezas dañadas. Se genera orden de entrada por devolución, se separan en área de merma y se actualiza el kardex. Saldo: 425.
• Jueves: Salen otras 60 piezas con remisión firmada. Saldo: 365.
• Viernes: Conteo físico: 363 piezas. Diferencia de 2 unidades. Se investiga si hubo alguna salida no registrada ese día.

Con este flujo, la diferencia de 2 unidades se detecta en 24 horas, no en el cierre del mes cuando ya es imposible rastrear el origen.

El almacén que documenta cada movimiento en tiempo real nunca pierde el control, porque la información siempre está un paso adelante del caos.