¿Cómo calcular el nivel de reorden para nunca quedarte sin stock?

El punto de reorden es la cantidad mínima de inventario que, al alcanzarla, te indica que es momento de hacer un nuevo pedido a tu proveedor.

Cuando el almacén te sorprende con cero unidades

Son las 9 de la mañana del lunes. Tu vendedor estrella acaba de confirmar un pedido grande de un cliente de Monterrey. Vas al almacén, buscas el producto y encuentras el estante vacío. El proveedor tarda tres días en surtir. El cliente no puede esperar. Pierdes la venta y, peor aún, pierdes la confianza del cliente.

Ese escenario tiene solución. No necesitas adivinar cuándo pedir. Necesitas un número que te lo diga con anticipación. Ese número se llama punto de reorden.

El Sistema PRO: Punto de Reorden Operativo

El Sistema PRO es una fórmula de tres datos que calcula exactamente cuándo debes levantar un pedido antes de quedarte sin stock. Los tres datos son:

• Demanda diaria promedio: cuántas unidades vendes por día en promedio.
• Tiempo de entrega del proveedor: cuántos días tarda en surtirte desde que haces el pedido.
• Stock de seguridad: un colchón de unidades extra para absorber variaciones inesperadas.

La fórmula es sencilla:

Punto de Reorden = (Demanda Diaria × Tiempo de Entrega) + Stock de Seguridad

Cuando tu inventario llega a ese número, lanzas el pedido. Así de concreto.

Cómo calcular cada dato del Sistema PRO

Demanda diaria promedio

Toma tus ventas del último mes y divídelas entre los días que tu negocio operó. Si vendiste 300 unidades en 30 días, tu demanda diaria es 10 unidades.

Usa al menos 30 días de historial. Con menos datos, el promedio puede mentirte.

Tiempo de entrega del proveedor

Revisa tus órdenes de compra anteriores. Anota cuántos días pasaron desde que enviaste el pedido hasta que recibiste la mercancía en tu almacén. Saca el promedio de los últimos cinco pedidos.

Si algunos proveedores tardan distinto según la temporada (como los distribuidores de Bimbo en Semana Santa o Navidad), usa el tiempo más largo como referencia. Es mejor pedir antes que quedarte corto.

Stock de seguridad

El stock de seguridad protege tu almacén contra dos enemigos: la demanda más alta de lo normal y los retrasos del proveedor. La fórmula básica es:

Stock de Seguridad = Demanda Diaria × Días Extra de Protección

Los días extra de protección dependen de tu negocio. Para productos de alta rotación o proveedores poco confiables, usa entre 3 y 7 días. Para productos estables, con 2 días basta.

Tres ejemplos prácticos con números reales

Ejemplo 1: Tienda de abarrotes en CDMX

Vendes aceite de cocina. Tus datos del mes pasado:

• Ventas del mes: 240 botellas en 30 días
• Demanda diaria: 240 ÷ 30 = 8 botellas por día
• Tu proveedor tarda 4 días en surtir
• Decides usar 3 días de stock de seguridad

Cálculo:

Stock de Seguridad = 8 × 3 = 24 botellas
Punto de Reorden = (8 × 4) + 24 = 32 + 24 = 56 botellas

Cuando tu inventario llegue a 56 botellas, llamas al proveedor ese mismo día. Cuando llegue la mercancía 4 días después, todavía tendrás 24 botellas en el estante. Nunca te quedas a cero.

Ejemplo 2: Distribuidora de material de oficina en Guadalajara

Vendes resmas de papel. Tienes un cliente corporativo que compra volumen cada semana.

• Ventas promedio: 500 resmas al mes, operando 25 días
• Demanda diaria: 500 ÷ 25 = 20 resmas por día
• El proveedor (una papelera de Monterrey) tarda 5 días en entregar
• Tu stock de seguridad: 5 días, porque el cliente no acepta retrasos

Cálculo:

Stock de Seguridad = 20 × 5 = 100 resmas
Punto de Reorden = (20 × 5) + 100 = 100 + 100 = 200 resmas

Cuando queden 200 resmas, generas la orden de compra de inmediato. Tu equipo de ventas nunca tiene que decirle "no" a ese cliente corporativo.

Ejemplo 3: Tienda en línea de electrónicos (estilo Mercado Libre)

Vendes audífonos inalámbricos. Tu proveedor está en la Ciudad de México y tarda 2 días. Pero tus ventas suben 40% los fines de semana.

• Ventas del mes: 120 piezas en 30 días
• Demanda diaria base: 120 ÷ 30 = 4 piezas por día
• Como las ventas varían, usas 7 días de stock de seguridad

Cálculo:

Stock de Seguridad = 4 × 7 = 28 piezas
Punto de Reorden = (4 × 2) + 28 = 8 + 28 = 36 piezas

Cuando tu sistema de inventario marque 36 audífonos, disparas el pedido. Los fines de semana de alto volumen quedan cubiertos por tu colchón de seguridad.

Errores comunes que destrozan el punto de reorden

Usar datos viejos o incorrectos

Si tu demanda diaria está calculada con datos de hace seis meses, tu punto de reorden ya no sirve. Los patrones de venta cambian: temporadas, promociones, nuevos clientes. Recalcula tu punto de reorden cada mes.

Ignorar la estacionalidad

Una tienda de útiles escolares no puede usar el mismo punto de reorden en enero que en julio. En julio, la demanda puede triplicarse. Si no ajustas el cálculo antes de la temporada alta, te quedas sin stock exactamente cuando más vendes. Muchos distribuidores asociados a Liverpool o a cadenas departamentales pierden ventas en temporada por este error.

Calcular el tiempo de entrega con el mejor caso, no el promedio

Tu proveedor alguna vez tardó 2 días y normalmente tarda 5. Si usas 2 días en tu fórmula, estarás pidiendo demasiado tarde. Siempre usa el promedio real o, si el proveedor es inconsistente, el tiempo máximo registrado.

No revisar el stock de seguridad cuando cambia el proveedor

Cambiaste de proveedor. El nuevo tarda el doble. Si no actualizas tu fórmula, tu stock de seguridad ya no alcanza para cubrir el tiempo de entrega. Cada vez que cambies de proveedor, recalcula todo desde cero.

Tener el punto de reorden en la cabeza, no en el sistema

Muchos almacenistas confían en la memoria. "Yo sé cuándo pedir." Eso funciona cuando manejas 10 productos. Cuando manejas 200, la memoria falla. El punto de reorden debe estar registrado en tu tarjeta kardex, en tu hoja de cálculo o en tu sistema de inventario. Cada producto debe tener su número escrito.

Cómo aplicar el Sistema PRO en tu almacén hoy

Sigue estos cuatro pasos concretos:

1. Toma tus últimas cuatro semanas de ventas por producto. Calcula la demanda diaria promedio de cada uno.
2. Revisa tus últimas cinco órdenes de compra por proveedor. Calcula el tiempo de entrega promedio.
3. Define tus días de stock de seguridad según qué tan crítico es cada producto y qué tan confiable es tu proveedor.
4. Escribe el punto de reorden en la ficha de cada producto. Cuando hagas tu conteo físico o revises tu kardex y el saldo llegue a ese número, genera la orden de compra ese mismo día.

No necesitas software caro. Una hoja de cálculo con estas columnas es suficiente para empezar:

Actualiza esta tabla cada mes. Si tus ventas crecen, tu punto de reorden también debe crecer.

El número que vale más que cualquier corazonada

Pedir por intuición es apostar con el dinero de tu negocio. El punto de reorden convierte esa corazonada en un dato exacto, calculado con tus propios números. No requiere experiencia de décadas ni sistemas costosos. Requiere tres datos y una multiplicación.

El almacén que nunca se queda sin stock no adivina: calcula.