Para emitir un CFDI correctamente debes usar un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) registrado ante el SAT y seguir los pasos del proceso de timbrado.
¿Qué es un PAC y por qué lo necesitas?
Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es una empresa autorizada por el SAT para validar y timbrar los CFDI. Sin el PAC, tu factura no tiene validez fiscal.
El SAT no acepta facturas generadas solo en Word, Excel o cualquier otro programa. El documento debe pasar por el proceso de timbrado, que es cuando el PAC le asigna el sello digital y el folio fiscal (UUID).
Existen PAC gratuitos y de pago. El propio SAT ofrece una herramienta gratuita llamada "Factura fácil" en su portal para personas físicas con pocos movimientos.
El proceso completo para emitir un CFDI
El proceso tiene cuatro etapas. Cada una es obligatoria y debe hacerse en orden.
1. Prepara tu información fiscal
Antes de emitir, reúne estos datos:
- Tu RFC completo con homoclave
- Tu Certificado de Sello Digital (CSD): son dos archivos (.cer y .key) que obtienes en el SAT
- La contraseña de tu CSD
- El RFC del receptor (tu cliente)
- El régimen fiscal del receptor
- El código postal del receptor
Desde la versión 4.0 del CFDI, el RFC y el régimen fiscal del receptor son obligatorios. Sin ellos, el PAC rechaza la factura.
2. Genera el archivo XML
El CFDI nace como un archivo XML con una estructura definida por el SAT. Este archivo contiene todos los datos de la operación: emisor, receptor, conceptos, importes e impuestos.
La mayoría de los PAC te muestran un formulario en pantalla. Tú llenas los campos y el sistema genera el XML automáticamente.
Ejemplo práctico: Supón que eres diseñador gráfico y le vendes un servicio a Liverpool por $18,500. Ingresas al portal de tu PAC, capturas el RFC de Liverpool, seleccionas el tipo de CFDI "Ingreso", escribes el concepto y el importe. El sistema calcula el IVA (16%) y genera el XML.
3. Envía el XML al PAC para timbrado
Una vez generado el XML, el PAC lo valida y le agrega:
- El Timbre Fiscal Digital (TFD): el sello oficial del SAT
- El folio fiscal (UUID): el número único que identifica tu CFDI
- La fecha y hora del timbrado
Este proceso toma segundos. Si el XML tiene errores, el PAC lo rechaza y te muestra un código de error.
4. Descarga y entrega el CFDI
Después del timbrado recibes dos archivos:
- El XML timbrado: el documento oficial con valor legal
- El PDF: una representación visual para que tu cliente lo entienda fácilmente
Entrega ambos archivos a tu cliente. El XML es el que vale ante el SAT. El PDF es solo una referencia visual.
Cómo verificar la validez de un CFDI en el portal del SAT
Verificar un CFDI es tan importante como emitirlo. Antes de usar una factura para deducir gastos, confirma que el SAT la reconoce como válida.
Pasos para verificar en sat.gob.mx
Paso 1. Entra a sat.gob.mx y busca la sección "Factura electrónica".
Paso 2. Selecciona la opción "Verificar CFDI" o "Consulta de CFDI".
Paso 3. Ingresa los siguientes datos del CFDI que quieres verificar:
- Folio fiscal (UUID)
- RFC del emisor
- RFC del receptor
- Total del CFDI
Paso 4. El sistema te muestra el estado del CFDI. Hay tres posibles resultados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Vigente | El CFDI es válido y puedes usarlo para deducir |
| Cancelado | El emisor lo canceló. No sirve para deducción |
| No encontrado | El UUID no existe en los registros del SAT |
Ejemplo práctico: Compraste mercancía a un proveedor por $45,000 y te dio una factura. Antes de registrarla en tu contabilidad, verificas el UUID en el portal del SAT. Si aparece como "Vigente", está todo correcto. Si aparece "Cancelado", pide una nueva factura a tu proveedor.
Cómo cancelar un CFDI
Solo el emisor puede cancelar un CFDI. El receptor no puede cancelarlo por su cuenta.
Desde 2022, la cancelación tiene nuevas reglas. Si el CFDI tiene más de 72 horas de emitido y es por un monto mayor a $1,000, el receptor debe aceptar la cancelación en el portal del SAT.
El proceso de cancelación también se hace a través del PAC o directamente en el portal del SAT con tu e.firma.
Importante: Cancelar un CFDI no lo borra del historial. El SAT guarda registro de todos los CFDI emitidos, incluso los cancelados.
Herramientas gratuitas para emitir CFDI
Si tienes pocos clientes o estás empezando, estas opciones gratuitas son suficientes:
- Factura fácil del SAT: disponible en sat.gob.mx para personas físicas. Requiere tu e.firma o Contraseña.
- Mi contabilidad del SAT: para contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Genera CFDI sin necesidad de CSD propio.
- PAC con planes gratuitos: algunos PAC como Finkok o Edicom ofrecen cierto número de facturas gratis al mes.
Si tienes un volumen alto de facturas, conviene contratar un PAC de pago con integración a tu sistema de ventas o punto de venta.
Errores comunes al emitir facturas
Esta sección es crítica. Los errores en el CFDI generan rechazos del PAC, multas del SAT o pérdida del derecho a deducir.
Error 1: RFC del receptor incorrecto
Escribir mal el RFC del cliente es el error más frecuente. Un solo carácter incorrecto invalida la factura. Siempre pide la Constancia de Situación Fiscal de tu cliente para copiar el RFC exacto.
Error 2: Uso del CFDI equivocado
El campo "Uso del CFDI" indica para qué usará el receptor la factura. Si tu cliente te pide "G03 - Gastos en general" y tú capturas otro código, la factura puede no ser deducible para él. Siempre pregunta a tu cliente qué uso necesita.
Error 3: Forma de pago incorrecta
Si tu cliente ya pagó en efectivo, debes capturar "PUE - Pago en una sola exhibición" como método de pago. Si aún no paga, debes usar "PPD - Pago en parcialidades o diferido" y después emitir un CFDI de tipo Pago cuando recibas el dinero. Confundir estos dos genera problemas fiscales.
Error 4: No descargar el XML
Muchos contribuyentes solo guardan el PDF. El PDF no tiene valor legal ante el SAT. Siempre descarga y guarda el archivo XML timbrado. Guárdalo durante al menos 5 años, que es el plazo de prescripción fiscal en México.
Error 5: Emitir sin CSD vigente
El Certificado de Sello Digital (CSD) tiene una vigencia de 4 años. Si tu CSD venció, el PAC rechaza todas tus facturas. Revisa la fecha de vencimiento de tu CSD en el portal del SAT antes de que expire.
Tabla de referencia: campos obligatorios en un CFDI 4.0
| Campo | Quién lo proporciona | Ejemplo |
|---|---|---|
| RFC emisor | Tú (automático) | XAXX010101000 |
| Nombre emisor | Tú (automático) | Diseño Creativo SA de CV |
| RFC receptor | Tu cliente | FEMSA890112ABC |
| Nombre receptor | Tu cliente | FEMSA Comercio SA de CV |
| Régimen fiscal receptor | Tu cliente | 601 - General de Ley |
| Código postal receptor | Tu cliente | 64000 |
| Uso del CFDI | Tu cliente | G03 - Gastos en general |
| Clave producto/servicio | Tú | 81111600 - Servicios de diseño |
| Método de pago | Tú | PUE o PPD |
| Forma de pago | Tú | 03 - Transferencia electrónica |
Puntos clave para recordar
- Todo CFDI debe pasar por un PAC autorizado antes de tener validez fiscal. Sin timbrado, la factura no existe para el SAT.
- Verifica siempre el estado del CFDI en sat.gob.mx antes de usarlo para deducir gastos. Un CFDI cancelado no es deducible.
- En la versión 4.0, el RFC, nombre y régimen fiscal del receptor son obligatorios. Pide la Constancia de Situación Fiscal a tus clientes.
- Guarda el archivo XML durante al menos 5 años. El PDF es solo una referencia visual, no el documento oficial.
- Revisa la vigencia de tu CSD periódicamente. Un certificado vencido bloquea toda tu facturación.