OneDrive y SharePoint son herramientas de Microsoft para guardar archivos en la nube y trabajar en equipo desde cualquier lugar.
¿Sabías que más del 60% de las empresas medianas en México ya usan alguna herramienta de Microsoft 365? Muchos empleados las usan sin saber cómo se llaman. Este curso cambia eso.
La historia de Fernanda y el archivo perdido
Fernanda trabaja en el área de recursos humanos de una distribuidora en Monterrey. Gana $18,500 al mes y maneja contratos, nóminas e información del personal.
Un lunes por la mañana, su jefa le pidió el contrato actualizado de un proveedor. Fernanda buscó en su escritorio, en su correo y en una USB. Nada. El archivo estaba en su computadora de la oficina y ella estaba trabajando desde casa.
Ese día perdió dos horas. Su jefa esperó. El proveedor esperó. Fernanda llegó al trabajo con el estrés encima.
Dos semanas después, su empresa adoptó Microsoft 365. Le explicaron cómo usar OneDrive. Hoy, Fernanda guarda todo en la nube. Abre cualquier archivo desde su celular, su laptop o la computadora de la oficina. Nunca más ha perdido un documento.
¿Te ha pasado algo parecido a ti?
¿Qué es OneDrive?
OneDrive es tu disco duro personal en la nube. Es como tener una USB infinita que puedes abrir desde cualquier dispositivo con internet.
Guardas tus archivos ahí y ya no dependen de una sola computadora. Si tu laptop se daña, tus documentos siguen seguros en la nube.
Cada persona tiene su propio OneDrive. Es privado por default. Tú decides qué compartes y con quién.
¿Cuánto espacio tienes? Con una cuenta gratuita de Microsoft, recibes 5 GB. Si tu empresa tiene Microsoft 365, normalmente tienes 1 TB (¡mil gigabytes!). Eso es suficiente para millones de documentos.
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es el espacio compartido de tu equipo o empresa en la nube. Si OneDrive es tu cuarto personal, SharePoint es la sala de juntas donde todos trabajan juntos.
En SharePoint puedes crear sitios para diferentes equipos: ventas, contabilidad, recursos humanos. Cada sitio tiene sus propias carpetas, documentos y páginas de información.
SharePoint está diseñado para que varias personas accedan, editen y compartan archivos sin enviarse correos con adjuntos.
La historia de Carlos y el equipo de ventas
Carlos es coordinador de ventas en una empresa de logística en la Ciudad de México. Su equipo tiene ocho vendedores en distintas ciudades: Guadalajara, Puebla, Tijuana y CDMX.
Antes de usar SharePoint, así trabajaban: cada vendedor tenía su versión de la lista de precios. Cuando había un cambio, Carlos enviaba un correo a los ocho. Algunos abrían el correo viejo y seguían usando precios desactualizados. Los errores llegaban hasta la facturación.
Su empresa creó un sitio de SharePoint para el equipo de ventas. Ahora hay una sola lista de precios. Carlos la actualiza en SharePoint y todos ven la versión correcta al instante. Los errores de precios bajaron a cero en el primer mes.
Eso es SharePoint: un solo lugar de verdad para toda la información del equipo.
¿Cuál es la diferencia entre OneDrive y SharePoint?
Es la pregunta que todos hacen. Aquí va la respuesta clara:
OneDrive es para ti. Tus archivos personales, tus borradores, tus documentos de trabajo individual.
SharePoint es para tu equipo. Archivos que todos necesitan ver o editar. Información oficial de la empresa.
Piénsalo así: tus apuntes de una junta van en OneDrive. El acta oficial de esa junta va en SharePoint.
Las dos herramientas se conectan. Puedes mover un archivo de OneDrive a SharePoint cuando estás listo para compartirlo con todos. Y puedes trabajar en documentos de SharePoint directamente desde tu computadora como si fueran carpetas normales.
¿Por qué importan estas herramientas en México hoy?
Desde 2020, el trabajo remoto e híbrido creció mucho en México. Empresas como Bimbo, Liverpool y FEMSA tienen empleados en distintos estados que necesitan colaborar.
El correo electrónico ya no es suficiente. Enviar archivos por correo tiene tres problemas graves:
Primero, creas muchas copias del mismo documento. ¿Cuál es la versión correcta? Nadie sabe.
Segundo, los archivos adjuntos tienen límite de tamaño. Un video o un catálogo pesado no cabe en un correo.
Tercero, si alguien borra el correo, el archivo desaparece. No hay historial, no hay recuperación fácil.
OneDrive y SharePoint resuelven los tres problemas. Hay un solo archivo. Pesa lo que pese. Y siempre tienes historial de cambios.
La historia de Lupita y la auditoría del SAT
Lupita es contadora en una empresa de manufactura en Querétaro. Cada año, el SAT puede pedir comprobantes, facturas y reportes de hasta cinco años atrás.
Antes, Lupita guardaba todo en discos duros externos. Tenía tres discos con nombres como "Facturas 2021 backup v2" y nunca estaba segura de cuál era el más completo.
Su empresa adoptó SharePoint para el área de finanzas. Lupita organizó todo por año y por tipo de documento. Cuando llegó una revisión del SAT, encontró cada comprobante en menos de dos minutos. El auditor quedó impresionado.
Lupita le dijo a su jefe: "Antes me tardaba medio día buscando. Ahora son dos minutos." Ese año le dieron un aumento.
¿Ves el valor real de estas herramientas?
Lo que vas a aprender en este curso
Este curso está diseñado para que pases de no saber nada a usar OneDrive y SharePoint con confianza en tu trabajo.
Vas a aprender a crear tu cuenta y acceder desde el navegador o tu computadora. Verás cómo subir, organizar y encontrar archivos rápido. Aprenderás a compartir documentos sin perder el control de quién puede editarlos.
También vas a entender cómo funciona SharePoint, cómo moverte dentro de un sitio de equipo y cómo colaborar en documentos en tiempo real con tus compañeros.
Al final, sabrás cómo usar todo esto desde tu celular para que tu trabajo te siga a donde vayas.
No necesitas experiencia previa. Solo necesitas ganas de aprender y una cuenta de Microsoft. Si no tienes una, en la siguiente lección te explico cómo crearla gratis.
Lo que llevas de esta lección
- OneDrive es tu espacio personal en la nube. Guarda ahí tus archivos individuales y accede desde cualquier dispositivo.
- SharePoint es el espacio compartido de tu equipo. Ahí van los documentos que todos necesitan ver o editar.
- Ambas herramientas eliminan el caos de las versiones múltiples y los correos con adjuntos.
- En México, cada vez más empresas exigen conocer estas herramientas. Aprender hoy te da ventaja real.
- No importa si eres contador, vendedor, asistente o gerente: OneDrive y SharePoint son útiles en cualquier puesto.