¿Cómo cumplir con el IMSS e INFONAVIT en la subcontratación?

Cumplir con el IMSS e INFONAVIT en la subcontratación especializada significa que tanto la empresa prestadora como la empresa contratante tienen obligaciones concretas de seguridad social que deben coordinar cada mes.

Desde la reforma de 2021, la Ley Federal del Trabajo y la Ley del Seguro Social establecen reglas claras para los esquemas de servicios especializados. Si no las sigues, puedes enfrentar multas, recargos y hasta responsabilidad solidaria.

Las dos partes y sus responsabilidades

En un contrato de servicios especializados siempre hay dos actores principales:

• La empresa prestadora: tiene registrada en su nómina a los trabajadores que realizan el servicio.
• La empresa contratante: recibe el servicio y debe verificar que la prestadora cumpla con sus obligaciones.

Ambas partes comparten información. Ninguna puede ignorar lo que hace la otra.

¿Qué debe hacer la empresa prestadora?

La prestadora es el patrón directo de los trabajadores. Por eso, tiene las obligaciones patronales completas ante el IMSS e INFONAVIT.

Inscripción y alta de trabajadores

Dar de alta a cada trabajador en el IMSS es el primer paso obligatorio. El alta debe hacerse antes del primer día de trabajo, no después.

El registro se hace a través del IDSE (IMSS desde Su Empresa) o en la subdelegación correspondiente. El sistema genera un Número de Seguridad Social (NSS) único para cada trabajador.

Pago de cuotas obrero-patronales

Cada bimestre, la prestadora debe pagar las cuotas al IMSS. Estas cuotas cubren:

Además, la prestadora paga al INFONAVIT el 5% del salario integrado de cada trabajador. Este pago va directo a la subcuenta de vivienda.

Determinación del salario base de cotización (SBC)

El SBC no es solo el salario nominal. Incluye todas las percepciones ordinarias: sueldo, parte proporcional de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.

Ejemplo práctico: Un técnico de mantenimiento que trabaja para una empresa prestadora contratada por FEMSA gana $14,000 al mes de salario nominal. Su SBC integrado puede llegar a $16,200 al considerar las partes proporcionales de prestaciones. Las cuotas se calculan sobre $16,200, no sobre $14,000.

Envío del archivo SUA

El SUA (Sistema Único de Autodeterminación) es la herramienta oficial del IMSS para calcular y pagar cuotas. La prestadora debe:

1. Capturar los movimientos del bimestre (altas, bajas, modificaciones de salario).
2. Generar el archivo de pago.
3. Pagar en banco autorizado o por IMSS Digital antes del día 17 del mes siguiente al bimestre.

¿Qué debe hacer la empresa contratante?

La contratante no es el patrón directo, pero la ley le asigna obligaciones de verificación y reporte.

Verificar el cumplimiento de la prestadora

Antes de pagar cada factura, la contratante debe revisar que la prestadora esté al corriente con el IMSS e INFONAVIT. Para esto, solicita:

• Constancia de no adeudo del IMSS: se obtiene en el portal IMSS Digital.
• Constancia de cumplimiento de INFONAVIT: disponible en el portal de INFONAVIT para patrones.

Si la prestadora tiene adeudos y no los regulariza, la contratante puede volverse responsable solidaria de esas deudas. Esto significa que el IMSS puede cobrarle a la contratante lo que la prestadora no pagó.

Intercambio de información mensual

Este es uno de los puntos más importantes desde la reforma de 2021. Cada mes, la empresa prestadora debe entregarle a la contratante un informe cuatrimestral con:

• Nombre y NSS de cada trabajador que prestó el servicio.
• Período trabajado.
• Salario base de cotización.
• Número de registro patronal ante el IMSS.

La contratante conserva esta información para demostrar ante el IMSS o el SAT que el servicio fue real y que los trabajadores estaban asegurados.

Reporte ante el IMSS (Artículo 15-A)

El Artículo 15-A de la Ley del Seguro Social obliga a que la contratante informe al IMSS sobre los contratos de servicios especializados activos. Este reporte se hace a través del sistema SISUB (Sistema de Información Subcontratación).

El reporte debe incluir:

• Datos de la empresa prestadora (RFC, razón social, número de REPSE).
• Número de trabajadores involucrados.
• Período del contrato.
• Actividad específica que se subcontrata.

Ejemplo práctico: Liverpool contrata a una empresa de seguridad privada especializada para sus tiendas en la Ciudad de México. Liverpool debe reportar ese contrato en SISUB cada vez que lo renueva o modifica. Si no lo reporta, puede recibir una multa de hasta $96,000 pesos por cada incumplimiento.

Coordinación entre prestadora y contratante

El flujo de información mensual entre ambas empresas debe ser ordenado. Te mostramos un esquema típico:

Este calendario evita retrasos y asegura que cada parte tenga la documentación lista si llega una auditoría.

Errores comunes

1. No integrar correctamente el SBC

Muchas empresas prestadoras calculan las cuotas solo sobre el salario nominal y olvidan integrar las partes proporcionales de aguinaldo y vacaciones. Esto genera una diferencia de cuotas que el IMSS cobra con recargos y actualizaciones. En empresas con 50 o más trabajadores, esa diferencia puede sumar cientos de miles de pesos al año.

2. No solicitar las constancias de no adeudo

Algunas contratantes pagan las facturas sin verificar si la prestadora está al corriente. Si después el IMSS detecta adeudos de la prestadora, la contratante responde solidariamente. Basta una revisión mensual en el portal del IMSS para evitar este riesgo.

3. Olvidar actualizar el SISUB cuando cambian los trabajadores

Si un trabajador sale del proyecto y entra otro, ese cambio debe reflejarse en el reporte del SISUB. Dejar información desactualizada es una inconsistencia que el IMSS puede interpretar como evasión. Actualiza el sistema cada vez que haya un movimiento de personal en el contrato.

4. Confundir el número de REPSE con el registro patronal

El número de REPSE es el registro ante la STPS para operar como prestadora de servicios especializados. El número de registro patronal es el identificador ante el IMSS. Son diferentes y ambos son necesarios. Mezclarlos en los reportes provoca rechazos en el sistema.

Multas y consecuencias por incumplimiento

El IMSS tiene facultades para sancionar tanto a la prestadora como a la contratante. Las sanciones más comunes son:

• No inscribir a un trabajador: multa de 20 a 350 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por trabajador.
• No pagar cuotas en tiempo: recargos mensuales sobre el saldo insoluto.
• Responsabilidad solidaria de la contratante: el IMSS puede exigirle a la contratante el total de las cuotas no pagadas por la prestadora.
• Cancelación del REPSE: si la STPS detecta incumplimientos graves, puede cancelar el registro, lo que invalida todos los contratos activos.

Resumen de obligaciones por actor

Puntos clave para recordar

• La prestadora es el patrón directo: da de alta trabajadores, calcula el SBC correcto y paga cuotas bimestrales al IMSS e INFONAVIT.
• La contratante no es el patrón, pero debe verificar mensualmente las constancias de no adeudo para evitar responsabilidad solidaria.
• El intercambio de información mensual (nombres, NSS, SBC) entre prestadora y contratante es obligatorio y sirve de respaldo ante auditorías.
• El reporte en SISUB debe mantenerse actualizado cada vez que cambia el número o composición de los trabajadores en el contrato.
• No integrar correctamente el SBC y olvidar actualizar el SISUB son los errores más frecuentes y más costosos en estos esquemas.