Contratar legalmente a un empleado en México significa seguir los pasos que marca la Ley Federal del Trabajo, registrar al trabajador en el IMSS y firmar un contrato individual antes de que empiece a laborar.
Cuando contratar mal cuesta caro
Imagina que encontraste al candidato ideal para tu empresa. Pasó todas las entrevistas, la matriz de decisión lo eligió con el puntaje más alto. Lo invitas a trabajar el lunes. Un mes después, el trabajador sufre un accidente leve en la oficina. En ese momento descubres que nunca lo diste de alta en el IMSS. La multa puede llegar a $350,000 y tú asumes los gastos médicos de tu bolsillo.
Eso le pasó a un gerente de recursos humanos de una empresa distribuidora en Monterrey. Un solo paso omitido convirtió una buena contratación en un problema legal costoso.
Evitar ese escenario es más sencillo de lo que parece. Solo necesitas seguir un proceso claro y en orden.
El Sistema CODI: cuatro pasos para contratar sin errores
Llamaremos a este proceso el Sistema CODI: Checklist de documentos, Oferta formal, Dada de alta en IMSS e Inicio documentado.
Cada paso tiene acciones concretas. Si omites uno, el riesgo legal sube. Si los sigues en orden, quedas protegido tú y el trabajador.
Paso 1 — Checklist de documentos obligatorios
Antes de firmar cualquier cosa, el trabajador debe entregarte una carpeta con documentos básicos. Esto no es burocracia innecesaria — es tu evidencia ante el SAT, el IMSS y la STPS si algún día hay una auditoría.
Los documentos esenciales son:
- CURP (Clave Única de Registro de Población)
- RFC con homoclave (lo genera el SAT en línea de forma gratuita)
- NSS — Número de Seguridad Social del IMSS
- Acta de nacimiento (original o copia certificada)
- Identificación oficial vigente (INE o pasaporte)
- Comprobante de domicilio reciente (no mayor a tres meses)
- Comprobante del nivel de estudios si el puesto lo requiere
- Cartilla militar si el candidato es hombre menor de 45 años
En empresas como Liverpool o Bimbo, el área de recursos humanos usa una lista de verificación digital. Cada documento se sube al expediente del empleado antes del primer día. Si falta uno, el proceso no avanza.
Guarda todos los documentos en un expediente físico o digital. La STPS puede solicitarlos durante una inspección.
Paso 2 — La oferta formal y el contrato individual
Una oferta de trabajo verbal no protege a nadie. Necesitas un contrato individual de trabajo por escrito. La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 24, lo establece con claridad.
El contrato debe incluir:
- Nombre completo de la empresa y del trabajador
- Tipo de contrato: por tiempo indeterminado, por tiempo determinado u obra determinada
- Descripción del puesto y funciones principales
- Salario mensual o diario en pesos
- Jornada laboral: horas de entrada, salida y días de descanso
- Lugar de trabajo
- Fecha de inicio
- Periodo de prueba si aplica (máximo 30 días para puestos operativos; 180 días para puestos de dirección)
Ejemplo práctico: Una empresa de logística en Guadalajara contrata a una coordinadora de almacén con salario de $18,500 al mes. El contrato especifica jornada de lunes a viernes de 8:00 a 17:00, con sábados alternados. Se firma en dos ejemplares — uno para la empresa, uno para la trabajadora. Ambas partes firman cada hoja.
El tipo de contrato más recomendable para puestos permanentes es por tiempo indeterminado. Da mayor estabilidad al trabajador y reduce el riesgo de demandas laborales por contrataciones fraudulentas a plazo fijo.
Firma el contrato antes del primer día de trabajo. Si el empleado empieza sin contrato firmado, la ley presume que existe una relación laboral de tiempo indeterminado de todas formas — pero sin las condiciones que tú quieres documentadas.
Paso 3 — Alta en el IMSS
Este es el trámite que más empresas pequeñas omiten. Es también el error con consecuencias más graves.
Dar de alta a un trabajador en el IMSS significa registrarlo en el sistema de seguridad social del país. Desde el momento del alta, el trabajador tiene derecho a:
- Atención médica en clínicas del IMSS
- Incapacidades pagadas por enfermedad o maternidad
- Pensión futura por años cotizados
- Seguro por riesgos de trabajo
¿Cómo se hace el alta?
- Entra al portal IMSS Digital (imss.gob.mx)
- Usa tu e.firma o contraseña IMSS Empresarial
- Registra al trabajador con su NSS, salario diario integrado y fecha de inicio
- El sistema genera un aviso de alta que debes guardar
El alta debe hacerse el mismo día que el trabajador comienza a laborar, o incluso antes. Si el empleado tiene un accidente en su primer día y no está dado de alta, la empresa paga todos los gastos médicos sin apoyo del IMSS.
El salario diario integrado no es solo el sueldo base dividido entre 30. Incluye proporcionales de: aguinaldo (15 días mínimo), vacaciones y prima vacacional. Para un salario mensual de $15,000, el salario diario integrado es aproximadamente $570, no $500.
Si tienes dudas sobre el cálculo, el portal del IMSS tiene una calculadora integrada gratuita.
Paso 4 — Inicio documentado
El primer día de trabajo también es un trámite. Necesitas dejar evidencia de que el trabajador recibió información clave.
Entrega y haz que el empleado firme:
- Reglamento interno de trabajo — si tu empresa tiene más de 10 empleados, es obligatorio registrarlo ante la STPS
- Políticas de confidencialidad si el puesto maneja información sensible (como precios de FEMSA o fórmulas de Bimbo)
- Descripción de puesto firmada — la misma que usaste en el proceso de reclutamiento
- Comprobante de entrega de equipo o materiales si aplica
Guarda estas firmas en el expediente. Si el trabajador demanda a la empresa en el futuro, estos documentos son tu defensa.
Errores comunes al contratar en México
Conocer los errores más frecuentes te ahorra multas y conflictos laborales.
Error 1 — Dar de alta después del primer día. Muchas empresas esperan al segundo o tercer día "para ver si el empleado regresa". La ley no permite ese margen. El alta es el mismo día.
Error 2 — Usar contratos genéricos de internet. Un contrato descargado de un sitio web puede tener cláusulas ilegales o incompletas. Si una cláusula contradice la Ley Federal del Trabajo, la ley gana siempre. Usa un contrato revisado por un abogado laboral o por el área legal de tu empresa.
Error 3 — No registrar el salario real. Algunas empresas registran en el IMSS un salario menor al real para pagar menos cuotas. Esto es evasión fiscal, tiene multas severas del SAT e IMSS, y deja al trabajador sin la protección que le corresponde.
Error 4 — Olvidar el periodo de prueba en el contrato. Si no lo escribes en el contrato, no existe legalmente. El periodo de prueba te permite terminar la relación laboral sin indemnización si el empleado no cumple — pero solo si está documentado desde el inicio.
Error 5 — No integrar correctamente el salario diario. Un error en este cálculo afecta el pago de incapacidades, accidentes y finiquitos. Siempre verifica el cálculo antes de registrarlo.
Un ejemplo completo paso a paso
Mercado Libre contrata a un analista de operaciones en su centro de distribución en Querétaro con salario de $22,000 al mes.
- Lunes: El candidato entrega su carpeta de documentos completa. RH verifica CURP, RFC, NSS e identificación.
- Martes: Se firma el contrato individual por tiempo indeterminado. Ambas partes conservan un ejemplar.
- Miércoles (primer día laboral): RH hace el alta en el IMSS antes de las 9:00 a.m. El salario diario integrado registrado es $836, ya con proporcionales. El analista firma el reglamento interno y la descripción de puesto.
- Resultado: El expediente está completo. Si hay una auditoría de la STPS o del IMSS, la empresa está blindada.
Ese proceso toma menos de 48 horas. No requiere abogado en cada paso. Solo requiere orden.
Contratar legalmente no es complicado — es un checklist que, si sigues en orden, protege a la empresa, al trabajador y a ti como responsable de recursos humanos.