Registrar tu empresa ante el IMSS e INFONAVIT es una obligación legal que debes cumplir antes de contratar a tu primer empleado.
No hacerlo a tiempo genera multas, recargos y responsabilidades legales. Esta lección te explica qué debes hacer, cuándo y con qué documentos.
¿Qué son el IMSS e INFONAVIT?
El IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) es la institución que brinda servicios de salud, pensión y prestaciones a los trabajadores. El INFONAVIT (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores) administra el crédito de vivienda de los empleados.
Como patrón, tú no eliges si participas o no. La Ley Federal del Trabajo y la Ley del Seguro Social te obligan a inscribirte en ambas instituciones desde el primer día que tienes un trabajador.
Plazos legales que debes conocer
La Ley del Seguro Social establece plazos claros. Ignorarlos tiene consecuencias económicas directas.
| Obligación | Plazo máximo |
|---|---|
| Registro patronal ante el IMSS | 5 días hábiles después de contratar al primer empleado |
| Alta del primer trabajador | El mismo día que inicia labores |
| Pago de cuotas obrero-patronales | Los días 17 de cada mes |
| Aportaciones INFONAVIT | Los días 17 de cada mes (bimestral en algunos casos) |
El plazo de 5 días hábiles para el registro patronal es el más crítico. Si contratas a alguien el lunes 1 de abril, tienes hasta el lunes 8 de abril para estar inscrito.
Documentos necesarios para el registro patronal en el IMSS
Antes de ir a las oficinas del IMSS o hacer el trámite en línea, reúne estos documentos:
Documentos de la empresa:
- Acta constitutiva con datos del notario
- RFC de la empresa (persona moral)
- Comprobante de domicilio fiscal (no mayor a 3 meses)
- Poder notarial del representante legal
Documentos del representante legal:
- Identificación oficial vigente (INE o pasaporte)
- RFC personal
- CURP
- Correo electrónico activo
Información de la actividad:
- Descripción del giro o actividad principal
- Número de trabajadores estimados al inicio
- Domicilio de cada centro de trabajo
Si tu empresa tiene varios centros de trabajo, como una cadena de tiendas, debes registrar cada ubicación por separado ante el IMSS.
Cómo hacer el registro patronal paso a paso
Paso 1: Accede al portal del IMSS
Entra a www.imss.gob.mx y busca la sección "Patrones". El sistema se llama IDSE (IMSS Desde Su Empresa). Necesitas tu e.firma del SAT para autenticarte.
Paso 2: Completa el formulario de registro
El sistema te pedirá:
- Datos de la empresa (RFC, razón social, domicilio)
- Actividad económica según el catálogo del IMSS
- Número estimado de trabajadores
- Datos del representante legal
El sistema asigna automáticamente una clase de riesgo según tu actividad. Una oficina de contabilidad tiene riesgo bajo. Una constructora tiene riesgo alto. Esta clase afecta el monto de las cuotas.
Paso 3: Obtén tu Registro Patronal
Al completar el trámite, el IMSS genera tu Número de Registro Patronal (NRP). Este número tiene 11 caracteres alfanuméricos. Guárdalo porque lo necesitarás en todos los trámites posteriores.
Paso 4: Registra a tu primer trabajador
Con tu NRP activo, da de alta a cada trabajador en el sistema IDSE. Necesitas el CURP y el NSS (Número de Seguridad Social) de cada empleado. Si el trabajador no tiene NSS, el IMSS lo genera automáticamente en el sistema.
El INFONAVIT: ¿trámite aparte?
Aquí viene una buena noticia: no necesitas registrarte por separado ante el INFONAVIT.
Cuando te registras como patrón en el IMSS, la información se comparte automáticamente con el INFONAVIT. Ambas instituciones trabajan con el mismo Número de Registro Patronal.
Sin embargo, sí tienes obligaciones específicas con el INFONAVIT:
- Pagar el 5% del salario base de cada trabajador como aportación de vivienda
- Retener y enterar el descuento de crédito INFONAVIT si algún empleado tiene un crédito activo
- Presentar el formato SUA (Sistema Único de Autodeterminación) con el detalle de cada trabajador
El pago bimestral al INFONAVIT se hace junto con las cuotas del IMSS a través del SUA, una herramienta gratuita que descarga el contador o el patrón desde el portal del IMSS.
Ejemplo práctico: empresa de logística en Monterrey
Imagina que constituiste "Transportes Veloz S.A. de C.V." en Monterrey el 15 de marzo. El 20 de marzo contratas a tu primer chofer, Carlos.
Lo que debes hacer:
- Antes del 27 de marzo (5 días hábiles): registrar la empresa ante el IMSS y obtener tu NRP.
- El 20 de marzo (mismo día): dar de alta a Carlos en el IDSE antes de que empiece a trabajar.
- El 17 de abril: realizar el primer pago de cuotas obrero-patronales del IMSS e INFONAVIT.
Carlos gana $18,500 al mes. Como patrón, pagas aproximadamente el 35% del salario en cuotas patronales. Eso representa alrededor de $6,475 mensuales adicionales al IMSS e INFONAVIT, solo por Carlos.
Este costo se llama carga social y debes contemplarlo en tu presupuesto desde el inicio.
Errores comunes
Error 1: Esperar a tener varios empleados para registrarse
Algunos empresarios creen que el registro es necesario solo cuando tienen 3 o 5 empleados. Es incorrecto. La obligación nace con el primer trabajador, incluso si es de medio tiempo.
Error 2: Registrar al trabajador después de su primer día
Si Carlos sufre un accidente el primer día y no está dado de alta en el IMSS, tú como patrón eres responsable de todos los gastos médicos. El IMSS puede además multarte con hasta 350 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por cada trabajador no registrado.
En 2024, la UMA diaria es de $108.57. Una multa de 350 UMAs equivale a más de $38,000 por trabajador.
Error 3: Reportar un salario menor al real
Algunas empresas reportan al trabajador con un salario menor para pagar menos cuotas. Esto se llama subdeclaración y es una falta grave. El IMSS puede detectarla con auditorías y cobrar las diferencias más recargos e intereses.
Error 4: Olvidar actualizar cambios
Si cambias de domicilio, abres una nueva sucursal o cambias la actividad económica, debes notificarlo al IMSS en un plazo de 5 días hábiles. No hacerlo genera inconsistencias en tu expediente patronal.
Cuotas patronales: ¿cuánto pagas realmente?
Las cuotas al IMSS se dividen en varias ramas. Esta tabla muestra los conceptos principales:
| Concepto | Paga el patrón | Paga el trabajador |
|---|---|---|
| Enfermedad y maternidad | Varía según salario | 0.40% del salario |
| Invalidez y vida | 1.75% del SBC | 0.625% del SBC |
| Retiro (SAR) | 2% del SBC | — |
| Cesantía y vejez | 3.150% del SBC | 1.125% del SBC |
| INFONAVIT | 5% del SBC | — |
| Riesgo de trabajo | 0.54% al 7.58% | — |
SBC = Salario Base de Cotización. Incluye salario, partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
Un contador calcula el SBC correcto de cada trabajador. Un error en este cálculo puede generar diferencias acumuladas que el IMSS cobra con recargos.
Puntos clave
- El registro patronal ante el IMSS debe completarse en los 5 días hábiles siguientes a contratar tu primer empleado. No hay excepciones.
- El INFONAVIT no requiere registro separado; se activa automáticamente con el Número de Registro Patronal del IMSS.
- Cada trabajador debe estar dado de alta antes de iniciar labores, no después. Un accidente antes del alta es responsabilidad total del patrón.
- La carga social representa aproximadamente el 35% del salario; inclúyelo en tu presupuesto desde el primer empleado.
- La subdeclaración de salarios y el registro tardío son las infracciones más comunes y generan multas de hasta $38,000 o más por trabajador.