Las etiquetas y los filtros en Trello te permiten encontrar cualquier tarea en segundos, sin importar cuántas tarjetas tenga tu tablero.
¿Alguna vez abriste Trello y tardaste cinco minutos buscando una sola tarjeta? Eso le pasa a todos cuando el tablero crece. La buena noticia es que Trello tiene dos herramientas que resuelven ese problema de raíz: las etiquetas y los filtros.
El tablero que nadie podía leer
Roberto trabaja en una agencia de marketing digital en Ciudad de México. Su equipo maneja campañas para tres clientes al mismo tiempo. En su tablero de Trello había más de cuarenta tarjetas activas.
Cada vez que entraba a una junta, Roberto tardaba varios minutos en encontrar las tarjetas del cliente correcto. Sus compañeros hacían lo mismo. Perdían tiempo valioso en cada reunión.
Un lunes por la mañana, Roberto decidió usar etiquetas de colores. Asignó el color verde para el cliente A, azul para el cliente B y naranja para el cliente C. En menos de veinte minutos, todo el tablero estaba codificado por color.
Al día siguiente, en la junta, encontró todas las tarjetas de un cliente en tres segundos. Solo usó el filtro de etiquetas y el tablero mostró únicamente lo que necesitaba. El resto desapareció temporalmente de la vista.
¿El resultado? Las juntas de su equipo se redujeron de cuarenta y cinco minutos a veinte minutos. Todo gracias a colores y filtros.
¿Qué es una etiqueta en Trello?
Una etiqueta es una pequeña barra de color que pegas sobre una tarjeta. Puedes ver ese color desde la vista del tablero, sin abrir la tarjeta.
Trello te ofrece diez colores predefinidos. Pero lo importante no es el color: es el nombre que le pones. Por ejemplo, puedes tener una etiqueta verde que diga "Urgente" y otra verde que diga "Cliente FEMSA". Son colores iguales, pero significan cosas distintas.
Por eso siempre debes nombrar tus etiquetas. Un color sin nombre no comunica nada a tu equipo.
Cómo crear y nombrar una etiqueta
- Abre cualquier tarjeta de tu tablero.
- En el menú de la derecha, haz clic en "Etiquetas".
- Haz clic en el ícono de lápiz junto al color que quieras usar.
- Escribe el nombre de tu etiqueta. Por ejemplo: "Prioridad alta", "En revisión" o "Liverpool Q3".
- Guarda el cambio.
Esa etiqueta ya quedó disponible para todas las tarjetas del mismo tablero. No necesitas crearla de nuevo.
Cómo Valeria organiza su tienda en línea
Valeria vende ropa en Mercado Libre desde Monterrey. Tiene un pequeño equipo de tres personas: ella, una asistente y un diseñador. Usan Trello para gestionar pedidos, publicaciones nuevas y quejas de clientes.
Antes, todas las tarjetas se veían igual. Cuando llegaba una queja urgente, nadie sabía distinguirla de una tarea normal. A veces tardaban un día entero en atenderla.
Valeria creó cuatro etiquetas sencillas:
- 🔴 Urgente — para quejas de clientes que necesitan respuesta en menos de dos horas.
- 🟡 Esta semana — para tareas con fecha límite en los próximos cinco días.
- 🟢 Publicación nueva — para tarjetas de productos que hay que subir a Mercado Libre.
- 🔵 Diseño pendiente — para tarjetas que esperan algo del diseñador.
Ahora, cuando Valeria abre Trello en su celular, ve los colores de inmediato. Sabe qué atender primero sin leer ni una sola tarjeta completa.
Su tiempo de respuesta a quejas bajó de un día a menos de dos horas. Eso le mejoró su reputación de vendedora en Mercado Libre y aumentó sus ventas.
¿Cómo funcionan los filtros?
Los filtros son la segunda parte de esta herramienta. Un filtro le dice a Trello: "Muéstrame solo las tarjetas que cumplan esta condición".
Cuando activas un filtro, todas las demás tarjetas se vuelven transparentes. Solo ves lo que pediste. Es como encender una linterna en un cuarto oscuro: todo lo demás desaparece y tú ves justo lo que necesitas.
Cómo activar un filtro en Trello
- En tu tablero, haz clic en el botón "Filtrar" que está en la barra superior derecha.
- Aparece un menú con opciones: etiquetas, miembros, fechas de vencimiento y más.
- Selecciona la etiqueta o el miembro que quieras ver.
- El tablero se actualiza al instante.
Para quitar el filtro, haz clic en "Borrar filtros" o en la "X" que aparece en la barra de filtros activos.
Filtrar por miembro del equipo
Esta función es muy útil para los líderes de equipo. Imagina que eres coordinador de operaciones en una empresa mediana en Guadalajara. Tu equipo tiene ocho personas.
Solo filtras por el nombre de un colaborador y ves todas sus tarjetas asignadas. Puedes revisar su carga de trabajo en diez segundos. Sin preguntar. Sin interrumpirlo.
Filtrar por fecha de vencimiento
Trello también te permite filtrar tarjetas por su estado de fecha:
- Vencidas — tareas que ya pasaron su fecha límite.
- Vence próximamente — tareas que vencen en los próximos días.
- Sin fecha — tarjetas a las que nadie les puso fecha.
Este filtro es ideal para los lunes por la mañana. Actívalo, revisa qué está vencido y toma decisiones rápidas.
Errores comunes al usar etiquetas
Muchas personas crean etiquetas al inicio y luego las abandonan. Después de tres semanas, la mitad de las tarjetas no tiene etiqueta y el sistema ya no sirve.
Estos son los errores más frecuentes:
Error 1: Crear demasiadas etiquetas. Si tienes quince etiquetas diferentes, nadie las va a usar bien. Empieza con cuatro o cinco etiquetas claras. Más adelante agregas si de verdad lo necesitas.
Error 2: No nombrar los colores. Un equipo en el que cada persona interpreta el color amarillo de forma diferente es un equipo confundido. Siempre pon nombre a tus etiquetas.
Error 3: No mantener el sistema. Si creas etiquetas pero no las aplicas a las tarjetas nuevas, el sistema muere. Dedica dos minutos cada vez que creas una tarjeta para asignarle la etiqueta correcta.
Error 4: Usar etiquetas en lugar de listas. Las etiquetas son para clasificar dentro de un tablero. Si sientes que necesitas una etiqueta para cada proyecto diferente, quizás lo que necesitas es un tablero separado por proyecto.
Un sistema simple que sí funciona
Carlos coordina el área de logística en una empresa distribuidora en Puebla. Su equipo maneja rutas de entrega, inventario y reportes para clientes como tiendas de conveniencia y distribuidoras de alimentos.
Carlos usa solo tres etiquetas en su tablero:
- 🔴 Bloqueado — la tarea no puede avanzar porque falta algo.
- 🟡 En proceso — alguien ya está trabajando en eso.
- 🟢 Listo para revisar — la tarea terminó y espera aprobación.
Este sistema le permite ver en treinta segundos qué está atorado, qué avanza y qué necesita su atención. No importa si tiene veinte tarjetas o cien.
Lo más importante: todos en su equipo entienden el sistema. Es simple, consistente y funciona todos los días.
Lo que debes llevarte de esta lección
Las etiquetas y los filtros no son funciones avanzadas. Son herramientas básicas que cualquier persona puede usar desde el primer día.
Si tienes un tablero desordenado hoy, dedica veinte minutos esta tarde a crear cuatro etiquetas. Aplícalas a tus tarjetas más importantes. Activa un filtro y observa cómo cambia tu experiencia.
Un tablero con etiquetas bien usadas no solo ahorra tiempo. También reduce el estrés de no saber dónde está cada cosa.