Las aplicaciones digitales te permiten implementar GTD en cualquier dispositivo, sin papel, con sincronización automática entre tu computadora y tu celular.
Las cuatro herramientas más usadas para GTD
Existen decenas de aplicaciones de productividad. Sin embargo, cuatro dominan el mercado hispanohablante y se adaptan bien al sistema GTD: Todoist, Notion, TickTick y Google Tasks.
Cada una tiene ventajas distintas. La elección depende de tu presupuesto, tu nivel técnico y cómo prefieres visualizar tu trabajo.
Todoist: la opción más cercana a GTD puro
Todoist es una aplicación de gestión de tareas diseñada para listas y proyectos. Su estructura encaja de forma natural con GTD.
Estructura GTD en Todoist
| Componente GTD | Equivalente en Todoist |
|---|---|
| Bandeja de entrada | Bandeja de entrada (Inbox) |
| Proyectos | Proyectos |
| Contextos | Etiquetas (@computadora, @teléfono) |
| Algún día / Tal vez | Proyecto llamado "Algún día" |
| En espera | Etiqueta @en-espera |
| Revisión semanal | Tarea recurrente cada viernes |
Cómo configurarlo paso a paso:
- Crea un proyecto por cada área de tu vida: "Trabajo", "Personal", "Finanzas", "Familia".
- Crea etiquetas para cada contexto: @computadora, @teléfono, @oficina, @comisión.
- Deja la bandeja de entrada activada. Captura todo ahí sin clasificar.
- Cada semana, mueve las tareas de la bandeja a sus proyectos y etiquetas correctas.
- Usa filtros para ver solo las tareas disponibles según tu contexto actual.
Precios en México (2024):
- Plan gratuito: hasta 5 proyectos activos, sin filtros avanzados.
- Plan Pro: $99 al mes, o $799 al año. Incluye filtros, etiquetas ilimitadas y recordatorios.
- Plan Business (equipos): $299 por usuario al mes.
El plan gratuito es suficiente para empezar. Si trabajas en una empresa mediana como una distribuidora regional de FEMSA, el plan Pro vale la inversión.
Notion: GTD flexible pero más complejo
Notion es una herramienta todo-en-uno que combina bases de datos, notas y listas de tareas. No está diseñada específicamente para GTD, pero se puede configurar para eso.
Estructura GTD en Notion
Notion usa bases de datos en lugar de listas simples. Esto te da más flexibilidad, pero también más curva de aprendizaje.
Ejemplo de configuración básica:
Crea una base de datos llamada "Sistema GTD" con las siguientes columnas:
- Nombre: descripción de la acción siguiente.
- Proyecto: lista desplegable con tus proyectos activos.
- Contexto: lista desplegable con @computadora, @teléfono, etc.
- Estado: Bandeja / Siguiente / En espera / Algún día / Completada.
- Fecha: fecha límite si aplica.
Luego crea vistas filtradas para cada contexto. Por ejemplo, una vista llamada "@computadora" que muestre solo las tareas con ese contexto y estado "Siguiente".
Precios en México (2024):
- Plan gratuito: páginas ilimitadas, funciones básicas. Suficiente para uso personal.
- Plan Plus: $160 al mes por usuario. Historial de versiones y sincronización avanzada.
- Plan Business: $320 al mes por usuario. Para equipos con flujos de trabajo compartidos.
Notion es ideal si ya lo usas para tomar notas o documentar proyectos en tu empresa. Si solo necesitas GTD, Todoist es más sencillo.
TickTick: la alternativa con calendario integrado
TickTick combina lista de tareas, calendario y temporizador Pomodoro en una sola aplicación. Es muy popular en México porque su versión gratuita es más generosa que la de Todoist.
Estructura GTD en TickTick
| Componente GTD | Equivalente en TickTick |
|---|---|
| Bandeja de entrada | Bandeja de entrada |
| Proyectos | Listas |
| Contextos | Etiquetas |
| Revisión semanal | Tarea recurrente con recordatorio |
| Algún día / Tal vez | Lista separada llamada "Algún día" |
Ventaja clave: TickTick tiene una vista de calendario integrada. Puedes ver tus tareas junto a tus eventos. Esto ayuda a planear el día sin cambiar de aplicación.
Precios en México (2024):
- Plan gratuito: hasta 9 listas, etiquetas básicas, calendario integrado.
- Plan Premium: $350 al año (aproximadamente $29 al mes). Incluye filtros avanzados, estadísticas y hábitos.
Para alguien que gana $18,500 al mes como coordinador de logística en una empresa como Liverpool, $350 al año es una inversión menor comparada con el tiempo que ahorra.
Google Tasks: la opción gratuita para usuarios de Gmail
Google Tasks es la herramienta más básica de las cuatro. No tiene etiquetas ni filtros avanzados. Sin embargo, se integra directamente con Gmail y Google Calendar.
Cuándo usar Google Tasks
Google Tasks es útil si:
- Ya usas Gmail y Google Calendar en tu trabajo.
- Tu sistema GTD es sencillo y tienes pocos proyectos activos.
- No quieres pagar por una aplicación de productividad.
Limitaciones importantes:
- No tienes etiquetas para contextos. Debes nombrar las listas con el nombre del contexto.
- No hay filtros avanzados ni vistas personalizadas.
- No puedes asignar tareas a otras personas.
Cómo adaptarlo a GTD:
Crea listas separadas para cada contexto: "@computadora", "@teléfono", "@oficina". Usa la lista principal como bandeja de entrada. Cada semana, mueve manualmente las tareas a su lista de contexto.
Esta solución funciona bien para freelancers o para quienes están comenzando con GTD y no quieren invertir dinero todavía.
Comparación directa de las cuatro herramientas
| Criterio | Todoist | Notion | TickTick | Google Tasks |
|---|---|---|---|---|
| Precio mensual (aprox.) | Gratis / $99 | Gratis / $160 | Gratis / $29 | Gratis |
| Curva de aprendizaje | Baja | Alta | Baja | Muy baja |
| Soporte para contextos | Etiquetas | Columnas en BD | Etiquetas | Listas separadas |
| Integración con Gmail | Limitada | No nativa | No nativa | Nativa |
| Calendario integrado | No | No | Sí | Parcial |
| Ideal para | GTD puro | Usuarios avanzados | Todo en uno | Principiantes |
Errores comunes al usar apps para GTD
Error 1: Cambiar de aplicación cada mes. Probarlo todo sin comprometerse con una herramienta destruye el sistema. Elige una aplicación, configúrala correctamente y úsala al menos 60 días antes de evaluar si funciona para ti.
Error 2: Crear demasiados proyectos y etiquetas. Un sistema muy elaborado es difícil de mantener. Empieza con cinco proyectos máximo y cuatro contextos. Agrega complejidad solo cuando el sistema sea un hábito.
Error 3: No usar la bandeja de entrada. Algunos usuarios capturan las tareas directamente en el proyecto correcto. Esto obliga a tomar decisiones mientras capturas, lo cual ralentiza el proceso. Captura todo en la bandeja de entrada y clasifica después, durante el procesamiento.
Error 4: Depender solo de notificaciones. Las notificaciones interrumpen el trabajo profundo. Configura recordatorios solo para compromisos con fecha y hora fija. El resto del sistema debe funcionar con revisiones programadas, no con alertas constantes.
Recomendación según tu situación
- Eres empleado en una empresa y usas Gmail: Empieza con Google Tasks. Si el sistema crece, migra a Todoist.
- Trabajas en equipo y documentas procesos: Usa Notion. Integra GTD dentro de tu espacio de trabajo existente.
- Quieres todo en una sola app sin pagar mucho: TickTick Premium a $350 al año es la mejor relación costo-beneficio.
- Quieres GTD puro y filtros avanzados: Todoist Pro a $799 al año es la opción más madura.
No existe una aplicación perfecta. Existe la aplicación que usas de forma consistente.
Lo más importante
La herramienta digital no es el sistema GTD. Es solo el contenedor. Un sistema GTD mal configurado en Notion no funciona mejor que uno bien configurado en Google Tasks.
Lo que importa es que tu aplicación tenga: una bandeja de entrada, soporte para proyectos, alguna forma de marcar contextos y una forma de hacer tu revisión semanal. Si tiene eso, cualquiera de estas cuatro herramientas puede funcionar.