¿Cuáles son los tipos de campos en Airtable y cuándo usar cada uno?

Cada campo en Airtable tiene un tipo específico que determina qué datos puede guardar, cómo se filtran y qué operaciones puedes hacer con ellos.

Elegir el tipo correcto desde el inicio es crítico. Un campo mal configurado bloquea filtros, fórmulas y automatizaciones futuras.

Los tipos de campos más usados

Airtable ofrece más de 20 tipos de campos. Esta lección cubre los siete más importantes para gestión de datos en contextos empresariales mexicanos.

Texto de una línea y texto largo

El campo Texto de una línea (Single line text) guarda cadenas cortas: nombres, SKUs, correos, claves SAT.

Úsalo cuando el dato es breve y no necesita cálculos. Ejemplos: nombre de un proveedor como "Bimbo S.A. de C.V.", número de factura "F-2024-00312", o clave de producto "PROD-447".

El campo Texto largo (Long text) admite párrafos, saltos de línea y formato básico. Úsalo para notas, descripciones de producto o comentarios del equipo. No uses texto largo donde caben 10 caracteres; ocupa espacio y dificulta la búsqueda.

Número

El campo Número (Number) guarda valores numéricos: precios, cantidades, pesos, porcentajes.

Solo con este tipo puedes sumar, promediar y aplicar fórmulas matemáticas. Si guardas "$1,200" como texto, Airtable no puede hacer ningún cálculo con ese dato.

Ejemplo práctico: En una tabla de inventario de Liverpool, el campo Precio_unitario debe ser de tipo Número con valor 1200. Así puedes crear una fórmula que multiplique precio por cantidad disponible y obtenga el valor total del inventario.

Airtable permite configurar el formato de presentación: moneda, porcentaje, decimal o entero. Elige Moneda para campos de precio; Airtable mostrará el símbolo "$" automáticamente en la interfaz, aunque el valor almacenado sigue siendo un número puro.

Fecha

El campo Fecha (Date) guarda fechas y, opcionalmente, horas.

Nunca escribas una fecha como texto ("15 de enero"). Si lo haces, Airtable no puede ordenar cronológicamente ni calcular días entre fechas.

Ejemplo práctico: FEMSA registra fechas de entrega de pedidos. Con un campo de tipo Fecha puede filtrar todos los pedidos con entrega antes del 31 de marzo, algo imposible si la fecha está guardada como texto.

Activa la opción Incluir hora solo cuando el dato lo requiera, como registros de entrada y salida de personal ante el IMSS o STPS.

Selección única

El campo Selección única (Single select) permite elegir una opción de una lista predefinida.

Cada registro solo puede tener un valor. Úsalo para estados, categorías o clasificaciones donde solo aplica una respuesta.

Ejemplo práctico: Una tabla de pedidos en Mercado Libre tiene el campo Estatus con opciones: Pendiente, En camino, Entregado, Cancelado. Cada pedido tiene exactamente uno de esos estados en cualquier momento.

Las opciones se crean una sola vez y se reusan en todos los registros. Esto garantiza consistencia: no puedes tener "Entregado" en un registro y "entregado" o "ENTREGADO" en otro, lo que sí ocurre con campos de texto libre.

Selección múltiple

El campo Selección múltiple (Multiple select) permite elegir dos o más opciones de una lista.

Úsalo cuando un registro puede pertenecer a más de una categoría al mismo tiempo.

Ejemplo práctico: Bimbo gestiona una base de productos. El campo Canales_de_venta puede tener los valores Tienda física, E-commerce, Club de precios y Exportación. Un producto puede estar en varios canales a la vez.

No confundas selección única con selección múltiple. Si usas selección múltiple para algo que siempre tendrá una sola respuesta (como el estatus de un pedido), complicas los filtros innecesariamente.

Casilla

El campo Casilla (Checkbox) guarda únicamente dos valores: marcado (verdadero) o no marcado (falso).

Úsalo para confirmar acciones binarias: ¿Se envió la factura? ¿El contrato está firmado? ¿El colaborador completó su capacitación STPS?

Ejemplo práctico: Un equipo de ventas tiene una tabla de prospectos. El campo Contrato_firmado es una casilla. Al marcarla, una automatización puede enviar un correo de bienvenida al cliente automáticamente.

No uses una casilla para reemplazar un campo de selección única con más de dos estados posibles. Si el proceso tiene tres pasos (Pendiente, En revisión, Aprobado), necesitas selección única, no una casilla.

Adjunto

El campo Adjunto (Attachment) permite subir archivos directamente al registro: PDFs, imágenes, contratos, comprobantes de pago.

Úsalo cuando necesitas que el documento viva junto al registro y no en una carpeta separada de Google Drive o correo electrónico.

Ejemplo práctico: Una empresa almacena contratos de proveedores. El campo Contrato_PDF en cada registro contiene el archivo firmado. Cualquier miembro del equipo puede abrirlo directamente desde Airtable sin buscar en carpetas.

Airtable tiene un límite de almacenamiento según el plan. En el plan gratuito son 1 GB por workspace. Monitorea el uso si subes muchos archivos pesados.

Tabla comparativa de tipos de campos

Errores comunes

Error 1: Usar texto donde debe ir un número. Escribir "$18,500" como texto impide sumar salarios o calcular promedios. Guarda el número puro (18500) en un campo de tipo Número y configura el formato de presentación como moneda.

Error 2: Guardar fechas como texto. Escribir "enero 2025" o "15/01/25" en un campo de texto rompe el ordenamiento cronológico y bloquea fórmulas de fecha. Siempre usa el campo de tipo Fecha para cualquier dato temporal.

Error 3: Usar selección múltiple para un dato que siempre es uno solo. Si un empleado pertenece a un solo departamento, usa selección única. Selección múltiple en ese caso dificulta agrupar, filtrar y reportar por departamento.

Error 4: Crear opciones duplicadas en selección única. Tener CDMX, Ciudad de México y cdmx como opciones distintas fragmenta los datos. Define las opciones una vez con nombres definitivos y capacita al equipo para usarlas correctamente.

Error 5: Usar el campo de adjunto como gestor de documentos principal. Airtable no reemplaza un sistema de gestión documental. Si tienes más de 50 documentos por registro o necesitas control de versiones, integra Google Drive o SharePoint y guarda solo el enlace en un campo de texto.

Cambiar el tipo de un campo después de crearlo

Airtable permite cambiar el tipo de un campo, pero con riesgos. Al convertir texto a número, los valores que no sean numéricos puros se borran. Al convertir selección única a texto, pierdes los colores y la capacidad de filtrar por opción.

La regla práctica: define bien el tipo antes de cargar datos masivos. Si ya tienes datos, haz una copia de la base antes de cambiar cualquier tipo de campo.

Campos calculados: una ventaja clave

Los campos de tipo Fórmula (Formula), Rollup y Count solo funcionan correctamente cuando los campos base tienen el tipo correcto.

Ejemplo: Quieres calcular el total de una venta. El campo Total usa la fórmula {Precio_unitario} * {Cantidad}. Esto solo funciona si Precio_unitario y Cantidad son campos de tipo Número. Si son texto, la fórmula devuelve un error.

Esto conecta directamente con la lección anterior: el tipo de campo es la decisión más importante al diseñar una tabla.

Puntos clave

• Usa Número para cualquier dato que necesite cálculos: precios, cantidades, porcentajes. Nunca guardes valores numéricos como texto.
• Usa Fecha para todo dato temporal. Las fechas en texto no se pueden ordenar ni calcular.
• Selección única garantiza consistencia en campos de estado o categoría. Evita el texto libre para opciones repetidas.
• Selección múltiple es para cuando un registro puede pertenecer a más de una categoría al mismo tiempo.
• Cambiar el tipo de un campo después de cargar datos puede borrar información. Define el tipo correcto antes de empezar.