¿Cómo se hace la recepción de mercancía en un almacén?

La recepción de mercancía es el proceso de descargar, revisar, comparar y registrar lo que llega de un proveedor antes de aceptarlo en el almacén.

Es la primera etapa del flujo de entradas. Un error que pasa aquí se arrastra al inventario, al surtido y al cliente.

Los tres documentos que debes comparar

En toda recepción se cotejan tres cosas. Deben coincidir entre sí.

• Orden de compra (OC): lo que tu empresa pidió. Trae producto, cantidad, precio y fecha de entrega.
• Remisión o factura del proveedor: lo que el proveedor dice que envió.
• Mercancía física: lo que realmente bajó del camión.

Si alguno de los tres no coincide, hay una discrepancia. Se documenta antes de firmar.

Secuencia de la recepción

Sigue siempre el mismo orden. Así no se te pasa ningún paso.

Revisa los documentos y la mercancía antes de aceptar la entrega.

1. Prepara el área. Despeja el andén y ten a la mano la OC, el equipo y la bitácora.
2. Verifica el transporte. Revisa que el camión esté detenido, con calzas en las llantas y los sellos intactos.
3. Descarga con seguridad. Usa el equipo adecuado y respeta los límites de carga.
4. Revisa la carga. Observa el estado de tarimas, cajas y empaques.
5. Cuenta y compara. Verifica código, descripción, cantidad, lote y caducidad contra la OC y la remisión.
6. Decide. Acepta, acepta con observaciones o rechaza.
7. Registra la entrada. Captura en el sistema o la bitácora y firma de recibido.
8. Envía al acomodo. Etiqueta la mercancía y llévala a su ubicación.

Qué revisar en la mercancía

Haz una revisión visual antes de contar. Muchos daños se ven desde afuera.

• Empaque: cajas aplastadas, mojadas, abiertas o con cinta cortada.
• Producto: golpes, fugas, olor extraño u oxidación.
• Etiquetas: que el código y la descripción sean los de la OC.
• Lote y caducidad: que estén legibles y con fechas útiles para rotar con PEPS o FEFO.
• Tarima: que esté completa, estable y sin tablas rotas.

Ejemplos de recepción

Ejemplo 1: todo coincide

Llegan 20 cajas de arroz. La OC pide 20, la remisión dice 20 y el conteo físico da 20.

Las cajas están secas y sin daños. Se acepta, se captura la entrada y se firma de recibido.

Ejemplo 2: faltante

La OC pide 40 cajas de aceite. La remisión dice 40, pero al contar hay 38.

El faltante es de 2 cajas. Anota en la remisión: Recibí 38 de 40, faltan 2 cajas. Firma, avisa a tu supervisor y registra solo 38 en el sistema.

Si cada caja cuesta $480, el faltante representa $960 que no debes dar por recibidos.

Ejemplo 3: daño y rechazo parcial

Rosa, auxiliar en un almacén de abarrotes en Puebla, recibe 30 cajas de conservas. Al revisar, 4 cajas llegan mojadas y con latas abolladas.

Ella separa esas 4 cajas y toma fotos con el número de remisión visible. Anota la causa en el documento y avisa al supervisor. Registra 26 cajas como aceptadas y las 4 como rechazadas.

El transportista firma la observación. Sin esa firma, el reclamo es más difícil.

Cómo documentar un rechazo

Un rechazo sin evidencia no sirve. Cada rechazo debe incluir lo siguiente:

• Fecha y hora de la recepción.
• Número de OC y de remisión.
• Producto, cantidad y motivo del rechazo.
• Fotografías del daño o del faltante.
• Firma del transportista y de quien recibe.

La mercancía rechazada se separa en un área marcada. No se mezcla con la que ya fue aceptada.

Seguridad al descargar

Descargar es una de las tareas con más riesgo de lesión. Los golpes, las caídas de carga y los atrapamientos son los peligros principales.

Precauciones generales

• Usa calzado de seguridad, guantes y la ropa que indique tu empresa.
• Confirma que el camión esté frenado y calzado antes de subir al remolque.
• Revisa que el piso de la caja del camión resista la carga.
• No levantes cajas pesadas solo. Pide ayuda o usa equipo.
• Mantén libre el andén y los pasillos de paso.

Con patín hidráulico

• Respeta la capacidad máxima marcada en el equipo.
• Centra la carga y mete bien las horquillas bajo la tarima.
• Evita pendientes y rampas con carga pesada.
• Mantén los pies fuera de la trayectoria de las ruedas.
• No uses un patín con fugas, ruedas dañadas o palanca floja. Repórtalo.

Con montacargas

El montacargas solo lo opera personal capacitado y autorizado por la empresa. Si no tienes autorización, no lo manejes, aunque parezca sencillo.

• Nunca camines ni te pares debajo de una carga elevada.
• Nunca subas personas en las horquillas.
• Mantente fuera del radio de maniobra del equipo.
• Haz contacto visual con el operador antes de cruzar frente a él.
• Si la tarima está rota o la carga se ve inestable, detén la maniobra.

El manejo y almacenamiento de materiales está regulado por la NOM-006-STPS. Tu empresa debe darte capacitación y equipo de protección.

Cuándo pedir apoyo

Avisa a tu supervisor antes de continuar en estos casos:

• La carga es más pesada de lo que indica el documento.
• Hay producto químico derramado o con fuga.
• El camión no tiene calzas o el andén está dañado.
• Una tarima está inclinada o podría caer.

Errores comunes

Firmar sin contar. Firmar la remisión equivale a aceptar lo que dice. Si hay faltantes después, ya no puedes reclamar fácilmente.

Comparar solo contra la remisión. La remisión la hace el proveedor y puede tener errores. La referencia correcta de lo pedido es la orden de compra.

Mezclar lo rechazado con lo aceptado. Genera inventario falso y riesgo de surtir producto dañado. Separa y marca todo lo rechazado.

Dejar la captura para después. La mercancía física existe, pero el sistema no la muestra. El inventario no cuadra y no se puede surtir.

Tabla de referencia

Puntos clave

• Cotejar tres cosas: orden de compra, remisión y mercancía física deben coincidir.
• Revisar antes de firmar: cuenta, inspecciona daños y verifica lote y caducidad.
• Documentar rechazos: con fotos, motivo, número de remisión y firma del transportista.
• Registrar la entrada de inmediato: solo lo realmente aceptado entra al inventario.
• Descargar con seguridad: respeta la capacidad del equipo, nunca te pares bajo una carga y deja el montacargas a personal autorizado.

Esta lección explica los fundamentos. Practica siempre con supervisión de una persona experta en tu almacén.