¿Cómo hacer un inventario físico y un conteo cíclico?

Un inventario físico es contar todo lo que hay en el almacén y compararlo con el sistema; un conteo cíclico hace lo mismo, pero por partes y en fechas programadas.

El objetivo de ambos es el mismo: que la existencia del sistema coincida con la existencia real.

Diferencia entre inventario físico y conteo cíclico

Estructura del conteo

Todo conteo sigue seis pasos en orden:

1. Planear: qué, cuándo y quién cuenta.
2. Preparar: ordenar, etiquetar y reunir material.
3. Contar: registrar lo que hay en cada ubicación.
4. Comparar: calcular la diferencia contra el sistema.
5. Investigar: buscar la causa de cada diferencia.
6. Ajustar o reportar: corregir con autorización y documentar.

Cómo preparar el conteo

Un buen conteo se gana antes de empezar. Revisa esta lista:

• Cierra movimientos: registra las recepciones y los surtidos pendientes.
• Separa lo no registrado: marca la mercancía que llegó sin capturar.
• Ordena el almacén: cada producto en su ubicación, con etiqueta legible.
• Junta el material: hojas de conteo, lápiz, marcador, etiquetas de "contado" y calculadora.
• Asigna zonas: cada persona cuenta una zona definida.

Seguridad durante el conteo

Contar implica moverse entre estantes y a veces a diferentes alturas.

• Usa el calzado y el equipo de protección que indique tu almacén.
• Para ubicaciones altas, usa una escalera o plataforma en buen estado.
• Nunca trepes por los estantes.
• Las tarimas en niveles altos las baja personal autorizado con montacargas.
• No cargues cajas pesadas solo. Pide apoyo o usa equipo.

Cómo contar bien

El método importa tanto como la atención.

• Cuenta por ubicación, una a la vez, y marca la ubicación como contada.
• Usa conteo ciego: el contador no ve la cantidad del sistema. Así no se influye.
• Verifica la unidad de medida: pieza, caja, paquete o tarima.
• Anota código, lote y caducidad cuando el producto los maneja.
• Haz un segundo conteo si la cantidad parece rara.

Si encuentras producto dañado o caducado, no lo mezcles. Cuéntalo aparte y anótalo.

Cómo calcular la diferencia

Usa esta fórmula:

Resta lo que dice el sistema a lo que contaste: si sale negativo hay faltante y si sale positivo hay sobrante.

Diferencia = conteo físico − existencia del sistema

Para el porcentaje:

% de diferencia = (diferencia ÷ existencia del sistema) × 100

Un resultado negativo es un faltante. Un resultado positivo es un sobrante.

Ejemplos resueltos

Ejemplo 1: diferencia simple

El sistema dice que hay 120 cajas de tornillos. En la ubicación hay 115.

• Diferencia: 115 − 120 = −5 cajas (faltante).
• Porcentaje: (−5 ÷ 120) × 100 = −4.2 % aproximado.

Ejemplo 2: diferencia con valor

Cada caja de tornillos cuesta $85. El faltante es de 5 cajas.

• Valor del faltante: 5 × $85 = $425.

El valor ayuda a decidir qué diferencias se investigan primero. No cambia el método de conteo.

Ejemplo 3: investigar la causa

Siguiendo el caso anterior, el faltante es de 5 cajas. Antes de reportar nada, revisa en este orden:

1. ¿Se contó la ubicación completa?
2. ¿Hay remisiones de salida del día sin capturar?
3. ¿Hay una recepción pendiente de registrar?
4. ¿Las cajas están en otra ubicación, por ejemplo B-12-3?
5. ¿Se contó en la misma unidad que usa el sistema?

Supón que encuentras las 5 cajas en la ubicación B-12-3. No hubo pérdida. Hubo un error de acomodo.

Mueve las cajas a su ubicación correcta y avisa al supervisor. No ajustes el sistema por tu cuenta.

Cómo funciona el conteo cíclico

En el conteo cíclico se cuenta una parte del almacén cada día o cada semana. Con el tiempo se cubre todo.

El supervisor puede dividir los productos por importancia:

• Productos de alto valor o de mucha salida: se cuentan con más frecuencia.
• Productos de valor medio: se cuentan con frecuencia moderada.
• Productos de poca salida o bajo valor: se cuentan con menos frecuencia.

Esta división suele llamarse clasificación ABC. La frecuencia exacta la define cada empresa.

Un calendario sencillo podría verse así:

Qué es una merma

Una merma es la pérdida de producto por causas como daño, caducidad, derrame, desperdicio o extravío.

No toda diferencia es merma. Un error de captura o de acomodo se corrige y no es pérdida.

Las causas más comunes son:

• Golpes en el manejo o en el transporte.
• Producto caducado que no se surtió a tiempo.
• Empaque roto o humedad.
• Errores de surtido entregados al cliente.
• Faltantes sin causa identificada.

Cómo reportar un faltante con evidencia

Un reporte útil describe hechos. No acusa a nadie.

Incluye estos datos:

• Fecha y hora del conteo.
• Ubicación exacta.
• Código y descripción del producto.
• Cantidad en sistema, cantidad contada y diferencia.
• Lote y caducidad, si aplica.
• Nombre de quien contó y de quien revisó.
• Evidencia: fotos de la ubicación, hoja de conteo firmada y remisiones revisadas.
• Lo que ya revisaste: ubicaciones cercanas, movimientos pendientes y segundo conteo.

Entrega el reporte a tu supervisor. Solo una persona autorizada aprueba el ajuste de inventario.

Errores comunes

• Contar sin cerrar movimientos. Si hay entradas o salidas sin registrar, la diferencia es falsa. Cierra o separa todo antes de empezar.
• Ajustar el sistema sin investigar. Se oculta el problema y la causa se repite. Primero investiga y luego pide autorización.
• Mezclar unidades. Contar piezas cuando el sistema lleva cajas genera diferencias enormes. Confirma la unidad antes de anotar.
• Reportar sin evidencia. Un "falta mercancía" sin fotos, hojas ni remisiones no se puede revisar. Documenta siempre.

Resumen de la secuencia

Puntos clave

Revisa estas ideas antes de pasar a la última lección.