Registrar un movimiento es anotar cada entrada, salida, traslado o ajuste de producto en el momento en que ocurre. Las 5S son cinco pasos para mantener el almacén limpio, ordenado y seguro.
Ambas prácticas sostienen todo lo visto en el curso. Sin registro, el inventario no coincide con lo físico. Sin orden, el registro no se puede cumplir.
Qué movimientos se registran
Un WMS es un sistema de gestión de almacén. Un ERP es un sistema que también maneja compras, ventas y finanzas. Una bitácora de Excel es una hoja donde anotas cada movimiento.
Los tres cumplen la misma función: dejar rastro de lo que pasa con el producto.
| Movimiento | Qué ocurre | Efecto en la existencia | Documento de apoyo |
|---|---|---|---|
| Entrada | Llega mercancía ya recibida | Suma | Remisión o factura y orden de compra |
| Salida | Sale por pedido o embarque | Resta | Pedido y remisión de salida |
| Traslado | El producto cambia de ubicación | Misma cantidad, otro lugar | Orden de traslado |
| Ajuste | Se corrige una diferencia tras un conteo | Suma o resta | Autorización de quien corresponde |
| Devolución | Regresa de un cliente o se devuelve al proveedor | Suma o resta | Nota de devolución |
Qué debe tener cada registro
Un registro completo responde seis datos.
- Qué: código y descripción del producto.
- Cuánto: cantidad y unidad (pieza, caja, tarima).
- Dónde: ubicación de origen o destino.
- Cuándo: fecha y hora.
- Quién: el nombre o usuario de quien lo hizo.
- Por qué: número del documento que lo respalda.
Si hay lotes o fechas de caducidad, agrega el lote. Es parte del registro.
Tres ejemplos, de menor a mayor complejidad
Ejemplo 1: entrada en un WMS
Llegan 48 cajas de aceite, código ACE-010. Ya revisaste la remisión R-4521 contra lo físico.
En el WMS eliges Recepción, capturas la remisión, el código y 48 cajas. Después registras la ubicación B-02-3 donde las acomodaste. El sistema suma 48 a la existencia.
Ejemplo 2: bitácora de Excel con saldo
Crea una hoja llamada Movimientos con estas columnas: Fecha, Hora, Código, Tipo, Documento, Cantidad, Ubicación, Lote y Responsable.
Las entradas llevan cantidad positiva. Las salidas llevan cantidad negativa.
| Fecha | Código | Tipo | Documento | Cantidad |
|---|---|---|---|---|
| 04/11 | ACE-010 | Entrada | R-4521 | 48 |
| 05/11 | ACE-010 | Salida | Pedido 1087 | -12 |
En otra hoja llamada Resumen, escribe el código en A2. En B2 usa esta fórmula:
=SUMAR.SI(Movimientos!C:C,A2,Movimientos!F:F)
El resultado es el saldo: 48 − 12 = 36 cajas. Ajusta las letras de columna si tu tabla es distinta.
Ejemplo 3: ajuste después de un conteo
El sistema dice 36 cajas de ACE-010. El conteo ciego encontró 34.
La diferencia es 34 − 36 = −2 cajas. Cada caja cuesta $185, así que el impacto es de $370.
Primero investiga la causa: remisiones, traslados sin registrar, producto mal ubicado. Solo si no aparece, pides el ajuste a la persona autorizada. Registras el ajuste con motivo, evidencia y nombre de quien lo aprobó.
Reglas para un registro confiable
- Registra en el momento, no al final del turno.
- Un movimiento, un documento. No juntes dos pedidos en un renglón.
- No borres renglones. Si te equivocas, haz un movimiento de corrección con explicación.
- Usa siempre el mismo código y la misma unidad.
- Guarda copia de la bitácora de Excel al terminar el día.
Errores comunes en el registro
- Registrar de memoria al final del turno. Se olvidan piezas y se confunden cantidades.
- Mover producto sin registrar el traslado. El sistema indica una ubicación y el producto está en otra. El surtido se retrasa.
- Corregir una cantidad encima de la anterior. Se pierde el rastro y nadie sabe qué pasó.
Las 5S en el almacén
Las 5S nacieron en Japón. Sus nombres en español son estos:
| Paso | Qué significa | Ejemplo en el almacén |
|---|---|---|
| 1. Clasificar | Separar lo necesario de lo innecesario | Retirar cajas vacías, tarimas rotas y papeles viejos |
| 2. Ordenar | Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar | Etiquetar ubicaciones y marcar zonas de herramientas |
| 3. Limpiar | Limpiar e inspeccionar al mismo tiempo | Barrer pasillos y revisar anaqueles dañados |
| 4. Estandarizar | Dejar reglas claras y visibles | Rótulos, colores y horarios de limpieza |
| 5. Sostener | Mantener el hábito todos los días | Revisión semanal con lista de verificación |
Cómo aplicar las 5S paso a paso
Empieza por un solo pasillo o una sola zona. No intentes todo el almacén el mismo día.
- Saca lo que no pertenece al área. Pregunta a tu supervisor qué hacer con lo que no sepas clasificar.
- Revisa que cada ubicación tenga etiqueta legible y coincida con el sistema.
- Limpia pisos, anaqueles y equipo. Anota lo que esté roto o flojo.
- Pega una lista simple de reglas en la entrada de la zona.
- Revisa la zona con la misma lista cada semana.
Seguridad al aplicar 5S
El orden también previene accidentes. Mantén libres los pasillos, las salidas de emergencia, los extintores y los tableros eléctricos.
Limpia de inmediato lo derramado, pero solo si es un producto común como agua o aceite de cocina. Si es un químico o algo que no conoces, avisa a tu supervisor.
No apiles más de lo que permite la estiba segura. No muevas cargas pesadas sin el equipo adecuado. El manejo de materiales tiene reglas en la NOM-006-STPS; consulta con tu encargado cómo se aplican en tu centro de trabajo.
El montacargas solo lo opera personal capacitado y autorizado por la empresa. Si un anaquel está doblado o una tarima está rota, no lo uses y repórtalo.
Errores comunes en las 5S
- Hacer una limpieza grande y no repetirla. Sin el quinto paso, el desorden regresa en pocas semanas.
- Etiquetar ubicaciones sin actualizar el sistema. El orden físico y el registro dejan de coincidir.
- Tirar cosas sin preguntar. Algo que parece basura puede ser producto en revisión o evidencia de una diferencia.
Cómo se une todo el curso
Cada tema del curso termina en un registro y en un lugar ordenado.
- Recepción: revisas contra la remisión y registras la entrada.
- Acomodo: guardas en la ubicación correcta y la anotas.
- Surtido: tomas lo que pide el pedido y registras la salida.
- Embarque: verificas, empacas y respaldas con documento.
- Conteos: comparas lo físico con el sistema y reportas con evidencia.
Si uno de estos pasos falla, el siguiente hereda el error.
Cómo seguir aprendiendo en la práctica
Este curso enseña fundamentos: conceptos, vocabulario, documentos y formas de planear el trabajo. No sustituye la práctica supervisada en un almacén real.
Estas son rutas para avanzar:
- Trabajo supervisado. Pide a tu encargado acompañar a un compañero con experiencia en recepción, surtido y captura. Haz preguntas y pide que revise tus registros.
- Aprendizaje en el puesto. Aprende el WMS o el ERP de tu empresa con una persona que te enseñe. Cada sistema tiene pantallas y reglas propias.
- Capacitación interna. Pregunta por cursos de seguridad, manejo de materiales y operación de montacargas. Solo opera equipo si la empresa te capacita y autoriza.
- Escuelas técnicas y centros de capacitación. Busca opciones en logística, almacenes o administración de inventarios en tu localidad.
- Certificación formal. Pregunta si existe un estándar de competencia laboral para tu puesto, como los que se evalúan con CONOCER. Verifica requisitos y costos directamente en el centro evaluador.
- Práctica en Excel. Arma una bitácora de ejemplo con 10 productos y revisa que los saldos cuadren.
Puntos clave
- Registra entradas, salidas, traslados, ajustes y devoluciones en el momento, con qué, cuánto, dónde, cuándo, quién y documento.
- En Excel, las salidas van en negativo y el saldo se calcula con SUMAR.SI.
- Los ajustes se hacen con motivo, evidencia y autorización; nunca se borran renglones.
- Las 5S son clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y sostener.
- Aprende con práctica supervisada y pide apoyo antes de operar equipo o manejar químicos.