¿Qué es el outsourcing y por qué cambió la ley en México?

El outsourcing es el modelo de negocio en el que una empresa contrata a otra empresa externa para que realice trabajo o servicios en su nombre.

Definición clara de outsourcing y subcontratación

Outsourcing es una palabra en inglés. En español, la ley mexicana usa el término subcontratación. Los dos términos describen lo mismo: una empresa (la contratante) paga a otra empresa (la prestadora) para que le proporcione personal o servicios.

Ejemplo básico: Liverpool contrata a una empresa externa para que le provea personal de limpieza en sus tiendas. Liverpool es la empresa contratante. La empresa de limpieza es la empresa prestadora de servicios. Los trabajadores de limpieza son empleados de la prestadora, no de Liverpool.

Subcontratación de personal significa que los trabajadores están en nómina de la prestadora, pero trabajan físicamente en las instalaciones de la contratante. Este esquema fue muy común en México durante más de 20 años.

Cómo funcionaba el outsourcing antes de 2021

Antes de abril de 2021, el outsourcing de personal era una práctica masiva en México. Miles de empresas grandes y medianas usaban este modelo. El mecanismo era el siguiente:

Una empresa como FEMSA creaba o contrataba a una empresa "espejo" o prestadora. Esa prestadora era la empleadora formal de todos los trabajadores. FEMSA pagaba facturas a la prestadora, en lugar de tener a esos trabajadores en su propia nómina.

¿Por qué hacían esto? Porque el esquema generaba ventajas fiscales importantes. La prestadora deducía el gasto de nómina. La contratante acreditaba el IVA de las facturas. El reparto de utilidades (PTU) que la empresa debía pagar a sus trabajadores quedaba reducido casi a cero, porque la contratante no tenía empleados "formales" propios.

En muchos casos, los trabajadores no recibían todas sus prestaciones de ley. El IMSS recibía cuotas menores. El SAT recaudaba menos ISR e IVA de lo que correspondía. Este modelo generó pérdidas fiscales estimadas en decenas de miles de millones de pesos cada año para el gobierno mexicano.

Por qué México reformó la ley en 2021

El 23 de abril de 2021, el gobierno publicó en el Diario Oficial de la Federación una reforma que modificó cuatro leyes al mismo tiempo:

• La Ley Federal del Trabajo (LFT)
• La Ley del Seguro Social (LSS)
• La Ley del Infonavit
• El Código Fiscal de la Federación (CFF)

¿Por qué se reformaron estas leyes? Porque las autoridades identificaron que el outsourcing de personal se usaba principalmente para:

1. Evadir el pago correcto de impuestos ante el SAT.
2. Reducir las cuotas obrero-patronales que debían pagarse al IMSS.
3. Eliminar o reducir el pago de PTU a los trabajadores.
4. Disminuir las prestaciones reales que recibían los empleados.

La reforma tuvo un objetivo directo: prohibir la subcontratación de personal tal como se practicaba, y sustituirla por un modelo legal, transparente y controlado.

Qué cambió exactamente con la reforma

La reforma de 2021 estableció dos cambios fundamentales:

Primero: Quedó prohibido que una empresa proporcione personal propio a otra empresa para que esa otra empresa dirija su trabajo. Esto es lo que antes se conocía como outsourcing de personal o "suministro de personal".

Segundo: Se permitió un modelo nuevo y regulado llamado servicios especializados u obras especializadas. En este modelo, una empresa externa puede prestar servicios a otra, siempre que esos servicios sean la actividad principal o especialidad de la empresa prestadora, y que esa actividad no sea el giro principal de la empresa contratante.

Ejemplo práctico: Bimbo fabrica pan. Bimbo puede contratar a una empresa de mantenimiento industrial especializada para que repare sus maquinarias. El mantenimiento industrial no es el giro de Bimbo. Eso es válido bajo la nueva ley. Pero Bimbo no puede contratar a una empresa externa para que le "proporcione" operadores de producción de pan, porque producir pan sí es el giro principal de Bimbo.

Los actores principales que debes conocer

Para entender bien la subcontratación en México, necesitas conocer tres actores:

Empresa contratante: La que recibe el servicio o la obra. Es quien paga la factura a la prestadora. Ejemplo: Mercado Libre contratando servicios de seguridad privada para sus centros de distribución.

Empresa prestadora de servicios especializados: La que ejecuta el trabajo. Debe estar registrada ante la STPS en el padrón llamado REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas). Ejemplo: una empresa de seguridad privada con especialización certificada.

Trabajadores: Los empleados que ejecutan el trabajo. Son trabajadores formales de la empresa prestadora. Tienen derecho a todas sus prestaciones de ley: salario, IMSS, INFONAVIT, vacaciones, aguinaldo y PTU.

Qué significa esto para los trabajadores en México

Si eres trabajador o trabajadora en México, esta reforma te afecta directamente. Antes de 2021, era común que tu contrato fuera con una empresa desconocida (la prestadora), aunque trabajaras todos los días en las instalaciones de otra empresa (la contratante).

Con la reforma, si tu empleador formal presta servicios especializados a otra empresa, ese esquema es legal siempre que:

• Tu empleador esté registrado en el REPSE.
• Tu empleador te pague correctamente al IMSS.
• Recibas todas tus prestaciones de ley.

Si una empresa te dice que es tu empleador pero no tiene registro REPSE y el trabajo que haces es el mismo giro que la empresa donde laboras físicamente, eso es una señal de alerta. Puedes consultar el padrón REPSE en línea en el sitio oficial de la STPS.

Qué significa esto para las empresas en México

Si eres dueño, gerente o administrador de una empresa, debes saber que la reforma implica nuevas obligaciones concretas:

• Si contratas servicios especializados, debes verificar que tu proveedor tenga registro REPSE vigente antes de firmar cualquier contrato.
• Debes retener una parte del IVA de las facturas que te emita la prestadora y enterarla directamente al SAT.
• Debes compartir información con la prestadora cada cuatrimestre para que pueda cumplir con el IMSS correctamente.
• Si incumples, eres solidariamente responsable de las obligaciones laborales y fiscales de la prestadora.

Las multas por incumplimiento van de $178,587 a $896,023 por infracción, según la Ley Federal del Trabajo vigente. No cumplir no es una opción económicamente viable.

Términos clave de este curso

Puntos esenciales de esta lección

• Outsourcing y subcontratación son el mismo concepto: contratar a una empresa externa para que realice trabajo.
• El modelo anterior se usó masivamente para evadir impuestos y reducir prestaciones. Por eso se reformó la ley en 2021.
• Hoy, el suministro de personal está prohibido. Solo se permiten servicios especializados que no sean el giro principal de la contratante.
• Las empresas prestadoras deben estar registradas en el REPSE ante la STPS.
• Las empresas contratantes tienen responsabilidad solidaria si su proveedor no cumple con el SAT, IMSS o los trabajadores.