Controlar el inventario en cocina significa saber qué tienes, dónde está y cuánto necesitas pedir, usando PEPS para rotar, conteos para verificar y mínimos y máximos para comprar. Con estos cuatro pasos dejas de tirar producto y de quedarte sin lo básico a media comida.
Cuando el jitomate se echa a perder en el fondo
Es lunes y Rosa, dueña de una fonda en Puebla, abre el refrigerador. Al fondo hay cuatro kilos de jitomate blando. Adelante están los que compró el sábado.
Ella guardó lo nuevo adelante, sin pensar. Lo viejo se quedó atrás y se echó a perder. Esa merma salió de su bolsa.
En la lección anterior medimos la merma de las piezas hechas. Ahora vamos a evitar la merma que ocurre antes de cocinar: la del almacén.
El sistema CRCP: Rotar, Contar, Pedir
Piensa en tu almacén como una fila del banco. Quien llegó primero, pasa primero. Nadie se cuela.
Para lograrlo usa un sistema de cuatro pasos que llamaremos ROCP:
- Rotar con PEPS.
- Organizar por zonas.
- Contar con una rutina fija.
- Pedir con mínimos y máximos.
Cada paso es sencillo. Juntos te dan control real.
Paso 1: Rotar con PEPS
PEPS significa primeras entradas, primeras salidas. Lo primero que llegó a tu cocina es lo primero que debe usarse.
Con PEPS, lo primero que entra es lo primero que sale: lo viejo va adelante y lo nuevo atrás.
Es como una tubería: por un lado entra producto nuevo y por el otro sale el más viejo. Si metes lo nuevo adelante, tapas la salida.
La regla práctica es esta: lo nuevo va atrás, lo viejo va adelante.
Cómo marcar la fecha
Para aplicar PEPS necesitas saber cuándo llegó cada cosa. Usa cinta de papel y un plumón.
- Anota la fecha de recibido en cada caja, bolsa o contenedor.
- Si abres un producto, anota también la fecha de apertura.
- En lo que cocinas, escribe la fecha de preparación en salsas y guisos.
Cuesta unos segundos por producto. Evita discusiones y mermas.
Paso 2: Organizar por zonas
PEPS solo funciona si cada cosa tiene su lugar. Si todo está mezclado, nadie sabe qué es lo más viejo.
Divide tu almacén en zonas:
- Refrigeración: carnes, lácteos, verduras delicadas.
- Congelación: pollo, pescado, carne en bulto.
- Secos: arroz, frijol, harina, azúcar, aceite.
- Limpieza y desechables: lejos de los alimentos.
En refrigeración, la carne cruda va abajo y lo cocido arriba. Así, si algo escurre, no contamina lo demás. Esto también ayuda a cumplir las buenas prácticas de higiene que revisa la autoridad sanitaria.
Pon una etiqueta con el nombre en cada repisa. Así cualquier ayudante encuentra y guarda bien.
Paso 3: Contar con una rutina fija
Si no cuentas, solo adivinas. Un conteo sencillo te dice cuánto hay y cuánto se usó.
No necesitas software. Basta una hoja con tres columnas: producto, cantidad y unidad. Puedes usar libreta o el celular.
Dos tipos de conteo
Conteo corto, cada semana. Cuentas solo lo caro y lo que se echa a perder rápido: carnes, quesos, aceite, mariscos.
Conteo completo, cada mes. Cuentas todo, incluso secos y desechables.
Hazlo siempre el mismo día y a la misma hora. Lo ideal es antes de abrir o después de cerrar, cuando nadie saca producto.
Ejemplo 1: la fonda de Rosa
Rosa cuenta cada lunes antes de abrir. Su hoja dice:
| Producto | Hay | Unidad |
|---|---|---|
| Pollo | 12 | kg |
| Aceite | 3 | litros |
| Queso Oaxaca | 2 | kg |
| Arroz | 10 | kg |
La semana pasada tenía 20 kg de pollo y compró 30 kg. Hoy tiene 12 kg.
Se usaron 38 kg (20 + 30 − 12). Con eso sabe su consumo real y lo compara con lo que vendió.
Si vendió platillos que solo justifican 30 kg, hay 8 kg de diferencia. Puede ser merma, porciones grandes o robo. Ya sabe dónde investigar.
Paso 4: Pedir con mínimos y máximos
El mínimo es la cantidad más baja que puedes tener sin riesgo. Cuando llegas a ella, toca pedir.
El máximo es lo más que te conviene tener guardado. Más de eso se echa a perder o amarra tu dinero.
Imagina un tinaco. El mínimo es la marca donde se activa la bomba. El máximo es donde se corta para que no se derrame.
Cómo calcular el mínimo
Usa esta fórmula sencilla:
Mínimo = consumo diario × días que tarda tu proveedor en entregar + un colchón.
El colchón es una reserva pequeña por si el proveedor se retrasa o vendes más de lo normal.
Cómo calcular el máximo
Máximo = consumo diario × días que aguanta el producto en buen estado.
Un kilo de cilantro dura pocos días. Un costal de arroz dura meses. Por eso el máximo cambia por producto.
Ejemplo 2: la panadería de Luis
Luis tiene una panadería en Guadalajara. Usa 5 kg de harina al día. Su proveedor entrega en 2 días.
Su colchón es de 5 kg. Entonces el mínimo es 5 × 2 + 5 = 15 kg.
La harina bien guardada le dura un mes, pero su bodega es chica. Decide que el máximo sea 50 kg.
Ahora la regla es clara: si hay 15 kg o menos, pide. El pedido debe llevarlo hasta 50 kg, sin pasarse.
Ejemplo 3: el puesto de tacos de Don Chuy
Don Chuy vende tacos de suadero en Ciudad de México. Usa 8 kg de carne al día. Compra en la carnicería cada mañana.
Como la carne fresca no aguanta, su máximo es de 2 días: 16 kg. Su mínimo es 8 kg, lo de un día.
Si al cierre le quedan 8 kg o menos, sabe que mañana debe comprar. Si le sobran 14 kg, compra poco y evita tirar carne.
Errores comunes
- Guardar lo nuevo adelante. Tapas lo viejo y se echa a perder.
- No poner fechas. Sin fecha, PEPS es pura memoria.
- Contar a mitad del servicio. Los números cambian mientras cuentas.
- Usar el mismo máximo para todo. Cada producto dura distinto.
- Pedir por intuición. Hoy sobra, mañana falta.
- Dejar que cualquiera saque producto sin avisar. Así el conteo nunca cuadra.
Cómo aplicarlo esta semana
Sigue estos pasos en orden:
- Elige un día y hora fijos para contar.
- Saca todo lo viejo y acomódalo adelante. Lo nuevo va atrás.
- Pon fecha a todo lo que tengas abierto.
- Haz tu primer conteo corto con los cinco productos más caros.
- Calcula mínimo y máximo de esos cinco con las fórmulas.
- Pega la lista en la pared del almacén.
En dos semanas ya verás cuánto consumes de verdad. Con ese dato, tus pedidos dejarán de ser corazonadas.
Resumen
Un almacén ordenado con PEPS, conteos fijos y mínimos y máximos te dice cuándo pedir, cuánto pedir y qué producto se está yendo sin venderse.